• ↓
  • ↑
  • ⇑
 
10:44 

Самоорганизация по принципу Изнутри Наружу

Продолжение книги "Самоорганизация по принципу Изнутри Наружу". Эти главы касаются выявления причин, по которым вам трудно организовать свое время или пространство.

Вступительная часть.
Трехуровневая диагностика. Первый уровень: технические ошибки.

ВТОРОЙ УРОВЕНЬ: ВНЕШНИЕ ФАКТОРЫ

Мы живем в сложном и изменчивом мире, который бросает вызов всем нашим усилиям стать организованными. По большей части мы научились его принимать и, как минимум, достигли приемлемого уровня контроля. Но иногда, что бы мы ни делали, ничего изменить не удается. Некоторые внешние факторы просто не позволяют нам достичь желаемого уровня организованности — если только мы не найдем способа их обойти.

Чтобы определить, не давят ли на вас какие-либо внешние ограничения, ответьте "Верно" или "Неверно" на следующие утверждения:

1. Когда в вашей компании начинаются сокращения, вам в наследство достаются обязанности уволенных сотрудников.
2. Недавно ваша компания прошла через процесс слияния или изменения основных бизнес-процессов.
3. Вы начали собственный бизнес.
4. Сейчас ваш бизнес находится в стадии быстрого роста.
5. Вы — мама или папа, работаете полный день и заботитесь о пожилых родителях.
6. В день вы получаете больше сотни сообщений по электронной и голосовой почте.
7. Вы чувствуете напряжение из-за необходимости постоянно отвечать на письма или факсы.
читать дальше

Внешний фактор № 1. Нереалистичная рабочая нагрузка

читать дальше

Внешний фактор № 2. Высокие темпы жизни и новые технологии.

читать дальше

Внешний фактор № 3. Переходный период

читать дальше

Внешний фактор № 4. Партнер, который не хочет сотрудничать.

читать дальше

Внешний фактор № 5. Ограниченность пространства.

читать дальше

Продолжение следует.

@темы: Теория, Самоорганизация Изнутри - Наружу, Методы, Книги

08:13 

Органайзеры - какие?

Твоя межгалактическая чюма ☆彡
Моя эпопея с поиском наиболее удобного для меня органайзера продолжается.

Где-то около года я пыталась освоить классический бумажный органайзер (в котором бумажки на кольцах). Основные минусы были такие:
- Было практически невозможно найти такие вкладные листы, дизайн которых бы соответствовал моим пожеланиям. Мне надо, чтобы на развороте была вся неделя + свободное место для заметок. Если и получалось найти такие вкладыши, то, в основном, для органайзеров бОльшего размера.
- Основной минус: вес. Таскать с собой в сумке этот кирпич (обложка, да железка с кольцами внутри) было тяжело. Я иногда думаю: для кого вообще они придуманы? Для тех, кого на машине возят?

читать дальше

А что вы используете? Как давно, и почему выбрали именно это?

09:05 

Продолжение книги "Самоорганизация по принципу Изнутри Наружу"

ТРЕХУРОВНЕВАЯ ДИАГНОСТИКА

Истинные причины беспорядка возникают на трех уровнях.

ПЕРВЫЙ УРОВЕНЬ: технические ошибки.
Простые, механические ошибки системы самоорганизации, которые легко исправить. Устранить их — все равно что закрутить гайку, поменять приводной ремень или выровнить руль в машине. Это — первая категория причин, которые мы рассматриваем, потому что причиной всех ваших неприятностей является, как минимум, одна техническая ошибка.

ВТОРОЙ УРОВЕНЬ: внешние факторы.
Внешнее окружение, которое не поддается вашему контролю и ограничивает ваши возможности стать организованным человеком. Выявление таких факторов предохранит вас от нереалистических ожиданий по отношению к себе.

ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ: психологические препятствия.
Это скрытые, внутренние силы, которые буквально заставляют вас быть неорганизованным, независимо от того, насколько страстно вы стремитесь к обратному. Если вы не осознаете их, они будут заставлять вас саботировать любую систему, которую вы установите. Только выявив их, можно найти способ обходить эти проблемы и достигать успеха в самоорганизации.

Имейте в виду, что не так уж редко в основе неорганизованности лежит сразу несколько причин. Тот, кто борется с неорганизованностью и страдает хотя бы от одной причины первого уровня, в то же время может страдать от некоторых причин второго или третьего уровня.
Читая следующие разделы, будьте честны с собой, но не осуждайте себя. Здесь нет ничего хорошего или плохого. Самый мощный инструмент для того, чтобы стать и оставаться организованным человеком, — это самоосознание. Только вы можете определить, что вас сдерживает. Помните, починить можно почти все.

ПЕРВЫЙ УРОВЕНЬ: ТЕХНИЧЕСКИЕ ОШИБКИ

Начните диагностику именно с них: как только вы устраните эти простые механические ошибки, то сможете жить в организованном блаженстве — при условии, что в игре не участвуют некоторые другие внешние или внутренние силы. Если это так, то устранение технических ошибок обязательно проявит эти препятствия.

Каждый раз, когда вы чувствуете, что ваше пространство выходит из-под контроля, возвращайтесь к описаниям шести самых распространенных технических ошибок: без сомнения, беспорядок в вашем окружении обязан своим появлением одной из них.

Ошибка № 1. У вещей нет своего места
читать дальше

Ошибка № 2. Вещи хранятся в неудобном месте
читать дальше

Ошибка № 3. Вещей больше, чем места для хранения
читать дальше

Ошибка № 4. Сложная, запутанная система
читать дальше

Ошибка № 5. "С глаз долой, из сердца вон"
читать дальше

Ошибка № 6. Организация пространства — это скучно
читать дальше


.

08:49 

Читаю очень интересную книгу "Самоогранизация по принципу Изнутри Наружу" Джулии Моргенстейн.

Собираюсь выложить сюда несколько глав.

Сегодня - Неверные представления о самоорганизации

читать дальше

Самоорганизация по принципу Изнутри Наружу.

читать дальше

Дальше будет интереснее, потому что от вступления начинается переход к основному материалу. Кстати, вот этот вышеприведенный подход к работе с почтой для меня лично оказался полезным. Мне приходится десятки писем обрабатывать, и часто повторяющиеся в них вопросы иногда начинают вызывать раздражение. Я начала представлять, что это не письма стопочкой в ящике, это очередь из людей, которым нужна помощь и информация. Стало легче и интереснее.

10:16 

Пример управления временем

Одна из причин, по которой мы так плохо управляем временем – это не то, что нам нравится ничего не делать, а то, что у нас есть другие причины, которые лежат в основе нашего нежелания выполнять задание. Нам может не понравиться сам проект, который нам приходится в данный момент выполнять (эта часть работы может не приносить нам удовольствия), может мы не верим в результаты данного процесса. Или может просто нам не нравятся человек (люди), с которым(и) ассоциируется данное задание.
Откладывание дел, выполнение которых неизбежно, создает стрессы в нашей жизни. Мы чувствуем себя еще хуже, если мы не уложились в отведенный срок, не обязательно потому, что мы не уложились в срок, а потому что мы потеряли время. Никто не может вернуть время, дополнительное время нельзя купить.
Вскоре мы остановимся на вопросах, связанных с работой или карьерой, но Вы должны знать о методах, применимых ко всем аспектам Вашей жизни.

Пример управления временем
читать дальше

07:52 

Один из принципов эффективности и разумного распределения времени (а также его экономии) - это ДЕЛАТЬ ВСЕ НА СОВЕСТЬ С ПЕРВОГО РАЗА.

Кажется заезженным и тривиальным, пока лично не столкнешься. Приведу пример из своей жизни.

У меня несколько уже под сотню гигов всякого цифрового барахла - книг, фильмов, музыки, клипарта, лекций, аудиокниг.

Максимум, что я делала в плане организации информации в самом начале - это скидывала все это на диски так, чтобы на одном диске были схожие материалы (на одном видео, на другом книги и тп).

читать дальше

08:25 

Как высыпаться

Сон каждого из нас разбит на циклы в 1,5–2 часа. Первая фаза такого цикла — медленный сон, его сменяет быстрый, который длится всего 10–15 минут. Тело человека становится практически неподвижным, но мозг как бы просыпается и напряженно работает. Именно в этот период нам снятся сны. Потом цикл повторяется сначала — даже в то время, когда мы бодрствуем. Определить начало каждого цикла очень просто — именно в эти минуты мы чувствуем сонливость (поэтому засыпать лучше всего с началом цикла). Если же звонок будильника будит вас не в конце, а в середине цикла, вы проснетесь вялыми и невыспавшимися, что очень вредно для здоровья.

Как высыпаться:

1. Перед сном нужно проветривать комнату, свежий воздух улучшае качество сна.

2. Не передайте перед сном, но и не ложитесь спать голодными;

3. Не пейте много перед сном, чтобы не приходилось прерывать сон, походами в туалет посреди ночи.

4. Принимайте успокаивающие травяные сборы, чаи (пустырник, мята, валерьяна).

5. Гуляйте перед сном, помимо дозы кислорода, это окажет расслабляющее и успокаивающее действие на вас.

6. Медитируйте, это помогает достичь внутренний гармонии и покоя.
читать дальше

10:06 

Начинается подготовка к праздникам. Очень рекомендую посмотреть контрольный праздничный журнал от создателей системы FlyLay (pdf, откроется в новом окне). В этом журнале подробно расписан план действий подготовки к прадникам и есть полезные советы, как пережить их с минимальным ущербом.


07:59 

Один из формуляров Дэвида Си.

изображение

скачать формуляр можно здесь

Как этим пользоваться.

На левой стороне бланка перечислены виды деятельности и соответствующие им очки в баллах.
изображение

На правой стороне перечислены дни недели. Для каждой недели есть четыре пузырька на каждый вид деятельности.
изображение

Допустим, в понедельник вам удалось сделать два десятибальных дела и одно однобальное. Закрасьте соответствующе пузырьки.

В конце недели полезно взглянуть на формуляр и порадоваться, что неделя потрачена не зря (или устыдиться, что много времени ушло впустую).

07:00 

Как с утра встать


Отличный пост!

Пишет дядькаГСС:

Грамотное пробуждение.
Что то в последнее время сложно стало поднимать свою тушу по утрам, в связи с чем решил почитать о рациональном подходе к сему действу. На основе прочитанного выделил несколько пунктов, которые помогут сыграть в театре жизни хоть кого-то, кроме зеленомордого зомби с серыми мешками под органами зрения. Итак:

1. Просыпаться надо через 6, 7.30 и 9 часов сна. Так настроены биоритмы, хотя тут как и везде субъективно. Наполеон вон по 4 часа спал и ничё, умёр.

2. Переход от сна к бодрствованию должен быть плавным, поэтому не надо сразу вскакивать при оре будильника. Ты уже проснулся, а вот твой организм ещё не очень.

читать дальше

08:31 

GTD и самообучение

Отличный пост! Привожу целиком.

Всем хороша система GTD - проста, легка, логична, гибка. А при правильной постановке электронного делопроизводства системы - еще и невероятно удобна.
Но есть "белое пятно" (по крайней мере, я не нашел у Аллена текста о решении проблемы в данном ракурсе) - непонятно, как реализовать в ней процессы "апгрейда" личности, обучения, нарабатывания навыков. Это особый тип проектов, про реализацию которого хотелось бы сказать несколько слов.

Во-первых, обучение - многоступенчатый процесс из квадранта "важный и несрочный" (по Эйзенхауэру). И это значит, что все болезни управления временем можно увидеть в ходе его реализации - и откладываение, и длительное зависание на каком-то этапе, и потеря мотивации, и прекращение без достижения целей. Иными словами - велика вероятность того, что процесс однажды будучи инициирован, не завершится достижением целей, а остановится на каком-то этапе. Какие это этапы? Вспомним матрицу "сознательность-компетентность" из NLP. Там в процессе обучения рассматриваются всего четыре этапа:
1. Бессознательная некомпетентность (не умею, не могу и не задумываюсь об этом, проще говоря, и не знаю о чем речь)
2. Сознательная некомпетентность (узнал о каких навыках идет речь и осознал, что не умею)
3. Сознательная компетентность (начал учиться, и при должном внимании, воспоминании об обучении и т.п. - уже умею)
4. Бессознательная компетентность (уже и не вспоминаю что когда-то не умел и учился)

В GTD проект обучения может попасть на втором этапе. Наиболее типичный маршрут - сбросить в инбокс что-то малоконкретное типа "Научиться печатать десятипальцевым методом" или "Составить план по обучению хорошим манерам". Из инбокса, он скорее всего переместится в @Someday Maybe по вышеописанным причинам, и там пролежит до очередного обзора или часа X, если потребность в обучении будет уже невыносима.

читать дальше

11:21 

Как быстро читать учебники

1. Прочитайте оглавление, а также все, что в конце книги - словари и/или список терминов по алфавиту.

2. Затем пройдитесь по книге, прочитайте все заголовки, подзаголовки и все, что выделено жирным.

3. Прочитайте первое предложение каждого параграфа книги.


Это подходит для любых учебных и справочных материалов, а также всяких пособий.

найдено тут

07:15 

Getting Things Done. Итоги (часть четвертая)

  • Храните всю информацию вне вашей головы
  • Планируйте действия и итоги сразу после того, как события появились на горизонте, не позже.
  • Регулярно пересматривайте и обновляйте список незаконченных дел в работе и жизни.

Любая непонятная мелочь должна быть обработана по следующему алгоритму:

  • Мне это не нужно = в корзину!
  • Я хочу выяснить, что это значит для меня = в контейнер «Входящие»
  • Мне может быть полезна данная информация = ссылка
  • Я использую это = оборудование или ресурс
  • Когда я смогу сдвинуть это с места, я хочу видеть, как = напоминалка о следующем действии
  • Мне нужно напомнить себе об этом промежуточном итоге = список проектов, просматриваемый еженедельно
  • Мне нужно это, когда я обращаюсь к проекту = сопутствующие материалы
  • Я хочу сделать когда-нибудь в будущем = список «когда-нибудь-возможно»
  • Я хочу сделать это в будущем, в определенное время = заметка в календаре.
  • Я хочу достигнуть этого «Серьезного» итога = цель, обозреваемые достаточно редко
  • Кто-то другой делает что-то, о чем я беспокоюсь = пункт в списке «ожидание», еженедельный обзор
  • Нужно рассмотреть это при выполнении некоторых периодических действий – пункт в контрольном списке.


(c)LifeHack.ru

19:53 

GTD-free

Твоя межгалактическая чюма ☆彡
gtd-free.sourceforge.net/

Бесплатная англоязычная компьютерная программа для системы GTD. Скриншоты.

06:44 

Getting Things Done. Шестиуровневая модель обзора собственной работы (часть третья)

Шестиуровневая модель обзора собственной работы

1. Текущие действия

2. Текущие проекты

3. Зоны ответственности

4. Цели 1–2 лет

5. Видение 3–5 лет

6. «Большая картинка» – цели всей жизни

Проекты – четко определенные итоги и последовательные действия, приближающие его к завершению Горизонтальный фокус – надежная система «напоминалок» с регулярным ее «перетряхиванием» Вертикальный фокус – планирование «на обрывке бумаги».

Пять шагов, позволяющих завершить любую задачу или Планирование проектов.

1. Определение целей и основ

2. Видение исхода

3. Мозговой штурм

4. Организация

5. Нахождение следующих действий

Пять фаз техники натурального планирования

1. Цели/основополагающие принципы (Почему мы это делаем?)

2. Миссия/образ/цели/удачный исход (как будет выглядеть безоговорочный, сумасшедший успех? На что он будет похож?)

3. Мозговой штурм (Как мы это сделаем?)

  • Посмотреть на проект из точки его завершения
  • Нарисуйте образ сумасшедшего успеха (уберите подальше всякие «Да, но»
  • Соберите вместе все свойства, аспекты и качества, какие только можно придумать.

4. Организация (Находим компоненты, субкомпоненты, последовательности, события и/или приоритеты. Что должно произойти и в каком порядке? Когда мы будем это делать вот эти вещи?)

5. Следующие действия (Откуда начнем?) «Если проект выброшен из головы – планирование было эффективным. Если он до сих пор болтается там – продолжайте применять эту модель до полного очищения»

Учетная система

  • Учет должен быть мгновенным и легким
    • Единая система
      • Рассмотрите алфавитный принцип упорядочивания если не нуждаетесь в особом методе учета
      • Уменьшите количество мест, где нужную информацию найти нельзя (Должно быть максимум пять или шесть мест, где можно найти требуемое. Не больше)
      • Сортируйте по теме, проекту, личности или компании
  • Приобретайте качественные механизмы. Избегайте подвесных папок
  • В случае подвесных папок:
    • Помечайте папки, а не кронштейны
    • Одна папка – один кронштейн
    • В вашей системе всегда должны быть свободные кронштейны пустая папка в самом начале полки.
    • Очищайте папки ежегодно
    • Поощряйте организацию Дней Очистки Мусора

Работаем с «неприемлемыми соглашениями»

1. Снизьте планку

2. Сделайте это

3. Пересмотрите соглашение.



(с) LifeHack

07:56 

Создайте карту ваших достижений в жизни



(c)LifeHacker.ru

08:28 

Getting Things Done. Ежедневный обзор (часть вторая)

  • Еженедельный обзор
    • Свободные бумаги
      • Визитки, рецепты и т.д. – в контейнер для обработки
    • Обработайте свои записки
    • Календарь за прошедшую неделю
      • Обзор оставшихся действий, ссылок и т.д.
    • Календарь будущих событий
    • Освободите голову
      • Записывайте все новые проекты, действия и т.д.
    • Обзор списка проектов и важных итогов
      • Убедитесь, что для каждого элемента существует как минимум одно ключевое действие
    • Обзор списка следующих действий
      • Зачеркивание завершенных и обзор списка напоминаний о следующих действиях
    • Обзор списка «Ожидание»
      • Записываем действия, необходимые для вывода событий из данного списка. Вычеркиваем уже полученное.
    • Обзор оставшихся значимых списков
    • Обзор списка «Когда-нибудь-возможно»
      * Проверка всех проектов на способность стать активными с последующим переносом таких в «Проекты». Удаление неактуальных элементов.
    • Обзор «Незаконченного» и сопутствующих материалов
      • Просмотр всех сопутствующих материалов для того, чтобы заметить все новые действия, исходы и «заторы».


часть первая - здесь

10:13 

Getting Things Done (часть первая)

Icon

Итак, что же это за удивительная методика/книга такая? Такая поразительная и переставляющая все с ног на голову, что многие тысячи людей, воспользовавшись ей, избавились от непреходящего стресса, связанного с ежедневным катастрофическим цейтнотом, стали все успевать и даже нашли в своей жизни бездну свободного времени? Звучит как чудо или очередная нелепая панацея от всех бед, но в отличие от множества методик управления временем Getting Things Done действительно работает. Причин тому несколько, но главная – в том, что GTD позволяет органично и безболезненно «внедрить» себя в жизнь любого человека, не прибегая к болезненным и неприятным нововведениям вроде железного расписания или персонального секретаря. По сути, это набор мыслительных техник, каждая из которых направлена на избавление мозга от перегрузки ненужной информацией и концентрации на текущей задаче. Поразительно, но этот подход позволяет существенно повысить эффективность работы – мозги больше не работают «вхолостую», в миллионный раз прокручивая внутри себя план предстоящих действий.

Кажется, мы немного ушли в конкретику, вернемся к общему плану. Книга Дэвида Алена появилась в результате компиляции его многолетнего опыта на ниве time management’а и мгновенно стала популярной во всем мире. Перевода книги на русский язык не планируется, во всяком случае мне о таких планах ничего не известно. Тем не менее, она доступна на «Озоне» (Хотя и по умопомрачительной лично для меня цене), а электронную версию можно (тс-с) скачать отсюда. Несмотря на отсутствие русскоязычной версии, некоторые наши соотечественники уже проверяют на себе действие GTD и отзывы о методике положительные – читаем Алексея Куликова и urbansheep. Длительный тест-драйв начал и автор данного сайта – признаюсь, что нахожусь в самом начале, но обо всех результатах читатели будут узнавать немедленно.

Для затравки – перевод краткого пересказа книги (оригинал находится здесь)

читать дальше

(с) Lifehack.ru
запись создана: 11.10.2008 в 03:41

08:43 

David Seah, формуляры: куда уходит время?

Материал найден здесь.

Знакомьтесь: Emergent Task Timer

Emergent Task Timer является одной из печатных форм из набора The Printable CEO (автор David Seah). Я перевел её на русский и немного доработал для своих нужд.

Названия формы и всего набора я переводить не стал, чтобы не вносить путаницу в терминологию, да и на нерусском звучит как-то солиднее.

Посмотреть форму.

Для чего это нужно?

Для того чтобы куда-то идти, надо как минимум знать где ты находишься. Другими словами, чтобы улучшить использование своего времени, нужно знать на что оно расходуется.

Идея фотография рабочего дня, т.е. протоколирования своей деятельности в течении дня встречается в любой книжке по ТМ. Один из самых удобных способов сделать подобную фотографию это использовать Emergent Task Timer.

Кроме самой формы требуется еще иметь под рукой таймер. Это могут быть электронные часы с функцией таймера или кухонный таймер в форме яйца или помидора. Важно чтобы он подавал нам сигнал об окончании заданного промежутка времени. В оригинальной форме один пузырь для закрашивания соответствует промежутку времени в 15 мин. В другом варианте (и в моем тоже) эти пузыри разделены на пятиминутрые интервалы.

Как этим пользоваться?

Для чего же он нужен, подобный учет? Сразу на ум приходят два пути использования. Первый - это получение и структурирование иформации о фактически израсходованном времени. Второй - способ поддержания концентрации.

В первом случае я просто фиксирую в форме каким видом деятельности я занимался за последние 15 мин. Во втором, сценарий чуть сложнее: перед началом какого либо дела устанавливаю таймер на 15 мин., занимаюсь им до сигнала таймера. После сигнала закрашиваю овал в форме и продолжаю заниматься делом. Если меня что-то отвлекло, то делается соответствующая пометка в виде косой черты, напротив записи об отвлекающем событии. Смысл состоит в том, что перейти от одной задачи к другой можно только после сигнала таймера. Это помогает удерживать себя от разного рода отвлекающих порывов, таких как почитать почту, RSS-подписку или побродить по сети. Подобный способ сохранять концентрацию довольно часто встречается в советах по увеличению продуктивности.

Пример заполненного бланка

Графы “кат.вр.” и “Итого” я вставил для удобства учета и о смысле их расскажу в отдельном посте.

Вот собственно и всё. Осталось только дать ссылки:
Скачать The Emergent Task Timer, двусторонний, 2х10часов, 5 минутные интервалы.
Онлайн флэш версия ETT flash.

Скачать оригиналы форм можно здесь (внизу страницы)

08:41 

Банка с идеями

Тоже с сайта Дэвида Си. Банка в буквальном смысле - вот такая. Все идеи, которые приходят в голову, но которыми вы не можете заняться прямо сейчас или в ближайшем будущем, записываем на бумажке и кладем в банку. Пусть оно там маринуется. Банка должна стоять там, где вы ее всегда будете видеть. Раз в неделю примерно, просматривайте листочки. Может быть, решите приступить к осуществлению, может быть, придут в голову какие-то новые идеи.

Как все успевать

главная