Ученые подсчитали, что КПД большинства людей не превышает 0,65. Однако у ведущих топ-менеджеров этот показатель приближается к единице. И это не означает, что люди, которые все успевают - какие-то особенные. Просто они в совершенстве владеют приемами тайм-менеджмента. Основной принцип этой науки звучит так: "Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать".
Вот восемь секретов топ-менеджеров по рациональному использованию своего времени. Вам остается только ими воспользоваться.
Секрет первый и основной:
планированиеЕсли вы никогда и ничего не планировали, то самое время начать учиться этому прямо сейчас.
Планировать можно и нужно все, что вы делаете ежедневно. У топ-менеджеров время распределено таким образом, что 65% его они расходуют на выполнение запланированных дел по заранее составленному плану, от которого они отклоняются только в самых крайних случаях. Впрочем, у самых успешных людей есть план действий и на самые крайние случаи. Стоит прислушаться к этому.
Для начала просто составьте список дел, которые вам просто необходимо делать в течение каждой недели. Если есть возможность - напротив каждого дела проставьте время, которое вы затрачиваете на его выполнение. Засекайте время по часам, когда будете что-то делать и заносите данные в свой список. Это займет у вас какое-то время, но зато поможет в будущем более эффективно распределять нагрузку.
Посмотрите, как распределяются ваши дела по дням недели. Вполне возможно, что какие-то дни забиты под завязку, а какие-то более свободны. Для начала просто распределите дела по дням недели более равномерно.
Составляйте списки дел с указанием даты и времени выполнения на неделю и на каждый день. Идеальное место для размещения такого планера - дверь холодильника на кухне. Там ваш список дел всегда будет перед глазами у вас и у ваших домочадцев.
Секрет второй:
избавьтесь от пожирателей времени.читать дальшеА теперь составьте второй список. Запишите в него все, что вы делали сегодня в течение дня. Включите в него все, что вы делали сегодня: поиск шарфа, который исчез как раз в тот момент, когда вы собрались выходить из дома, разговор с подругой по телефону, просмотр сериала, разглядывание фотографий в интернете и так далее.
Просмотрите этот список. Будьте справедливы и самокритичны. Что в этом списке не помогло вам, а только отняло у вас драгоценное время. Напишите напротив каждого из этих дел - что вы можете сделать, чтобы этот пожиратель времени больше не мешал вам. Например: выделить для шарфов, перчаток и зонтиков специальную коробку, ящик или полку в прихожей, куда вы будете их всегда класть и где их будет легко найти. Или: составить список сериалов, которые на самом деле стоит смотреть, а от просмотра остальных отказаться.
Посмотрите - сколько времени вы тратите на жалобы о том. что ничего не успеваете? В следующий раз, когда вы почувствуете, что вам не хватает времени и у вас возникнет желание кому-то пожаловаться - просто вернитесь к выполнению дел по списку.
Секрет третий: решайте все проблемы вовремя.
Большинство успешных топ-менеджеров предпочитают решать проблемы до того, как они стали помехой для работы или разрослись. В этом тоже помогает планирование.
Составив план обязательных дел вы увидите - какие из них стоит сделать заранее, чтобы в час "Х" они не потребовали от вам героических усилий по их решению. К примеру - просмотрите зимнюю обувь и одежду членов своей семьи в начале осени. Отдайте в починку все, что требует ремонта заранее, а не в тот момент, когда выпадет снег и вы обнаружите, что вам не в чем ходить.
Секрет четвертый: не откладывайте на потом.
Соблазн "сделать это завтра" очень велик. Но если у вас есть четкий список дел, то вы поймете, что завтра вы не сможете найти время на выполнение тех дел, которые отложили с сегодняшнего дня. Для того, чтобы вам было легче - возьмите себе за правило делать самые неприятные для вас дела в начале, а потом приступайте к более приятным. У некоторых топ-менеджеров такой подход называется "проглотить лягушку" - это значит, что в течение дня нужно сделать одно трудное или не слишком приятное дело, чтобы оно уже не висело дамокловым мечом над головой и не мешало сосредотачиваться на других, более приятных делах.
Секрет пятый. Делегируйте полномочия
Проще говоря - перепоручайте все, что можете перепоручить! Топ-менеджеры всегда знают, что их время слишком дорого, чтобы тратить его на выполнение второстепенной работы или работы, которую можно доверить кому-то другому.
Пользуйтесь службами бытовых услуг, к примеру, сдавайте белье в прачечную вместо того, чтобы еженедельно стирать и гладить его самостоятельно.
Включите в работу всех членов своей семьи. Пусть у каждого, даже самого маленького члена семьи, будут свои постоянные обязанности. Ознакомьте со списком дел всех "заинтересованных" лиц. Объясните им, что выполнение ими определенных обязанностей позволит больше времени выделить на совместный отдых, к примеру.
Секрет шестой. Откажитесь от перфекционизма
Ни одного пятнышка! Ни одной пылинки! Только идеальный порядок! Не кажется ли вам. что это слишком? Смогли бы вы жить в музее? Вряд ли! Возможно стоит перестать доводить все до блестящего результата и позволить себе быть немного неидеальной? К примеру, детские игрушки можно вечером собирать кучей с пола в один большой пластиковый ящик на колесиках, а не рассаживать в правильном порядке на полках шкафа. Мы не призываем к небрежности, однако стоит соблюдать определенный баланс между качеством выполненной работы и временем, затраченным на ее выполнение.
Секрет седьмой. Поощряйте себя за выполнение плана
Топ-менеджеры умеют планировать не только работу, но и отдых. В их списке есть место и для семейного ужина и для похода с детьми в кино и для посещения театра вместе со своей второй половинкой и время для себя лично. Как только вы начнете планировать свое время вы увидите, что найти время для того, чтобы заняться собой или организовать вылазку на природу станет проще. Просто внесите это дело в план на месяц. Оно займет свое место в вашем распорядке вы тут же увидите - что и когда нужно сделать для того, чтобы это мероприятие доставило вам максимум удовольствия.
К примеру, чтобы сходить с мужем на концерт любимой певицы, нужно заранее заказать билеты, за две недели до события отдать платье в химчистку, проверить в порядке ли платье и сумочка и записаться в салон красоты, а за пару дней до желанного вечера забрать платье и вовремя посетить парикмахера. Как видите - секрет незабываемого вечера - эффективное планирование времени.
Секрет восьмой: позволяйте себе быть спонтанной
Как мы писали выше - топ менеджеры планируют не менее 65% своего времени. Но не менее 20% времени они всегда оставляют на что-то незапланированное. Так что позволяйте себе быть спонтанной и иногда ненадолго и недалеко отходить от своего плана.
Важно: Для выработки какого-то навыка нужно, чтобы вы выполняли определенные действия в течение 21-го дня. Чтобы втянуться в планирование нужно составлять ежедневные планы всего три недели. После окончания этого срока вы увидите, что планирование органичным образом вошло в жизнь вашей семьи, а вы стали успевать намного больше и у вас хватает времени на все.
Время - это невосполнимый ресурс. Оно уходит безвозвратно. Но при помощи личного тайм-менеджмента можно получить выигрыш во времени в 25-30%. Представьте, что вы получаете еще несколько дополнительных часов в сутки для выполнения всех дел и начните прямо сегодня!
Автор: Наталья Розина