Как понять, какие дела ВАЖНЫЕ

[gtd]

Модель квадранта дел  очень хорошо описана у Стивена Кови в его концепции "Главное внимание, главным вещам".
Наверняка многие из вас читали эту теорию, я кратко изложу. 

Дела можно разделить по двум категориям: срочности и важности. 

Итого у нас получится  4 квадрата:


I. СРОЧНОЕ/ВАЖНОЕ

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1. Кризисы.
2. Неотложные проблемы.
3. Проекты на грани срыва.

Та деятельность, которая : Шеф все пропало. Это тушение пожаров, это все что в последнюю очередь. Активная деятельность в этом квадранте, это результат пренебрежения вторым квадрантом. Это когда ломается машина, потому что не было пройдено ТО, это когда страшно разболелся зуб, и сегодня у вас весь день посвящен стоматологу, потому что вы не ходили на проф. осмотры. Это когда отчетность подается в последнюю очередь, и платятся штрафы и все на адреналине.
Стоить заметить, что эта деятельность, которая кстати еще ощутимо бьет по карману. Сорвавшиеся проекты, поломки, которые можно предотвратить, доплаты за срочные решения, простои на таможне, потому что не были подготовлены документы, это штрафы.. Я не знаю как вы, но я здесь весьма часто, и именно поэтому я и живу уже полгода ставя себе план ТОП 5, потому что иначе моя жизнь все время похожа на действующий вулкан.

Но есть второй квадрант

ВАЖНОЕ/НЕСРОЧНОЕ

II. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1. Профилактика, действия по поддержанию баланса и сохранению ресурса.
2. Установление прочных отношений.
3. Поиск новых возможностей.
4. Планирование, отдых.
5. Подготовка

Это именно тот квадрант, из которого лучше всего себе планировать дела ТОП 5. Вся логика в том, что понятно, что на неделю у вас может быть запланировано значительно больше, чем пять дел. Дела первого квадранта можно  не планировать совсем, можно сказать, что они себя сами планируют, они возникают в нашей жизни из-за пренебрежения именно вторым квадрантом. И когда они появились, мы их все равно делаем, и у нас опять не остается времени на важное.

Итак, если подробнее, то ВАЖНОЕ это:

1. Ваше здоровье и его профилактика. Давно собирались на обследование? Запланируйте первый шаг на этой неделе. Или запишитесь в бассейн, или что-то еще.
2. Время с семьей и баланс в жизни.
3. Это планирование и анализ, это учет.
4. Это новые проекты, которые мы хотим осуществить, но они лежат на полке, потому что мы тушим пожары, либо погрязли в рутине. Давно хотели что-то начать, наметьте первый шаг в этом направлении и поставьте его в ТОП 5.
5. Очень важно: это то, что повышает нашу эффективность,в том числе делегирование. Давно хотели делегировать? Поставьте в ТОП 5 на эту неделю написать инструкцию и обучить сотрудника.
6. Это то что двигает нас к ДОЛГОСРОЧНЫМ целям. 
7. Учеба и получение новых знаний и навыков. Тот самый иностранный язык, либо книга, либо новые курсы. 

Как видите ничего такого сверхграндиозного тут нет. Скорее всего наоборот. Важные цели, это то чем мы пренебрегаем, потому что  мы тушим пожары и получаем адреналин. Именно здесь требуется дисциплина и сила воли, и именно здесь достигаются важные долгосрочные цели. Именно здесь мы будем целенаправленно анализировать себя и спрашивать:
 был ли я активным, или продуктивным.

Чем больше мы делаем дел здесь, тем лучше становится качество нашей жизни и все более сбалансированной она становится. Чем больше мы уделяем времени подготовке, анализу , профилактике, эффективности -  тем меньше в нашей жизни авралов, и больше остается времени на себя.

Поэтому  важно, это не то, что выглядит важно со стороны, и должно выглядеть как ратный подвиг. В нашу задачу не входит всем стать  как Игорь Николаевич, и одной левой пяткой запускать в неделю по пять новых МЕГАпроектов. Это то, что важно именно для Вас. 
Приведу примеры важных дел из разных областей жизни:

1. Проанализировать имеющиеся СРМ на рынке, выбрать оптимальную. Установить.
2. Завести машину на профилактический техосмотр.
3. Сходить к зубному врачу. 
4. Записать ребенка в бассейн. Пройти всех необходимых специалистов. Посетить совместное занятие. 
5. Проанализировать учет расходов и доходов за прошедший квартал. Сделать выводы по эффективности.
6. Проанализировать эффективность каналов привлечения клиентов. Выяснить, какой самый выгодный для нас, составить план действий.
7. Провести мозговой штурм с сотрудников по поводу нашей новой рекламы.
8. Пройти 45-50 задания из учебника по английскому языку.
9. и т.д.

У нас осталось еще два квадранта:


НЕВАЖНО/СРОЧНО
III. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1. Помехи — например, звонки.
2. Корреспонденция, разные сообщения.
3. Встречи, которые не ведут к целям.
4. Ближайшие мероприятия.
5. Популярные занятия.
6. Рутина

НЕВАЖНО/НЕСРОЧНО
IV. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1. Мелочи, отнимающие много времени.
2. Корреспонденция (дебаты в жж ).
3. Звонки.
4. Бестолковые посещения.
5. Праздное времяпрепровождение.
6. Компьютерные игры, побег от реальности.

Источник