Раз десять за свою жизнь я пытался начать пользоваться ежедневником, как в бумажном, так и в электронном виде. Не получалось. Я долго переживал по этому поводу, корил себя за лень и неорганизованность, а потом понял, что система планирования дел посредством ежедневника (а также планинга, органайзера, электронного напоминальника) просто не отвечает моему характеру и стилю работы. Допустим, запланировал я дело, а оно заняло столько, что на остальные дела времени не хватило. Это расстраивало, если не сказать больше — раздражало.
Можно для каждого дела определять количество времени, которое необходимо на него потратить. Но и тут появляется ряд сложностей. Во-первых, надо точно знать сколько времени займёт дело. Во-вторых, надо засекать момент, когда ты начал делать дело, и помнить про момент, когда ты его закончишь, иначе можно выйти из графика. В-третьих, все неожиданные, случайно появившиеся дела обрушивают график дел запланированных. В-четвёртых, планируя дела наполеоновского масштаба, надо закладывать какое-то время на всякое ежедневное барахло, от которого никуда не деться. А сколько его закладывать? Становится ясно, что перфекционисту, который хочет в точности соблюдать график запланированных дел, необходимо сначала исследовать и обмерить свою обыденную деятельность.
Постепенно я пришёл к такой системе, которая выполняет сразу несколько функций:
1. Помогает планировать дела
2. Помогает учитывать потраченное время
3. Помогает анализировать и повышать эффективность работы.
Система «Пятнадцать минут».
читать дальше
Шаг 1. Всё в график
Относимся к любой своей деятельности или бездеятельности, как к пункту в графике запланированных работ. Подчёркиваю: к любой. Иначе вся система рушится.
Шаг 2. Пятнадцать минут
Разбиваем 24 часа на пятнадцатиминутки. Можно взять меньший отрезок времени, но тогда надо будет прикладывать больше усилий на учёт и планирование. Можно взять больший отрезок времени, но тогда уменьшится точность планирования, и придётся часто округлять и заниматься приписками.
Шаг 3. Сон и питание
Едим слона по частям. Начинаем с филейной части. Сколько надо времени на здоровый сон и полноценное питание? Заводим две графы в списке дел, проставляем напротив каждой время кратное пятнадцати минутам. Это те пункты, которые будут подвержены наименьшим изменениям, но надо учитывать, что они тоже не константы.
Вычитаем из 24 часов время выделенное для еды и сна. Оставшимся массивом времени можно оперировать, планируя остальные дела.
Шаг 4. Составляем список ежедневных дел
Закладываем на каждое дело необходимое количество времени, кратного пятнадцати минутам. Тут могут быть семейные и домашние дела, спортивная тренировка, утренний и вечерний туалет, работа с почтой, занятия по английскому, поливка фикуса, прополка грядок, вылавливание блох у любимого кота. Время, выделенное на эти дела, будет изредка подвергаться незначительным корректировкам.
Привет львёнку и черепахе
В этом месте часть читателей должна фыркнуть: «Семью в график!? Любить кота по расписанию!?». Дорогие мои, я вообще не понимаю, как вы до этого места дочитали. Любая система претит людям с определённым складом ума и характера. Кто-то живёт по велению души и сердца, а кто-то планирует свою жизнь и упивается тем, что он все контролирует (как ему кажется, по крайней мере). Оба способа имеют право на существование. Лишь бы человек был при этом счастлив. Система пятнадцати минут — жесть неимоверная даже для зануд, которых расстраивает, когда к вечеру не сделано что-то, что было запланировано утром, когда что-то вообще остаётся долго не сделанным, будь то не забитый в стенку гвоздь или непрочитанная книга. Для них это шанс почувствовать себя счастливым и успешным (=успевающим), и компромиссов тут быть не может. Да, да — семью в график. Иначе семья в полной мере ощутит, что такое неудовлётворённый жизнью перфекционист.
Шаг 5. Забиваем в график все долгосрочные и среднесрочные проекты
На основании личного опыта выделяем на каждый проект определённое количество времени, и равномерно распределяем ежедневную загрузку. Этот раздел необходимо анализировать каждое утро (или каждый вечер, кому как удобно), и в зависимости от состояния проектов перекидывать время между ними. Если какой-то проект не укладывается в график, значит надо ужиматься в каком-то другом или залезать в неприкосновенный раздел ежедневных дел: например, обделить вниманием кота. В этом месте становится понятно, что от способности человека планировать дела и трезво оценивать свои силы зависит его семейное счастье.
Шаг 6. Краткосрочные заботы и внеплановые потребности
Надо съездить в страховую и по дороге помыть машину, надо отвезти ребёнка на прививку, надо встретиться и обсудить интересный проект с потенциальным партнёром, надо закупиться кошачьим кормом… Да мало ли всякой бодяги приходится делать человеку без прислуги и подчинённых. Причем бывает, что возникают такие дела совершенно внезапно. В графике должно быть заложено время, которое сможет покрыть большую часть краткосрочных внеплановых забот.
Бывают дела и на полдня, и на день. Бывает нужно просто расслабиться. Можно просто заложить один-два дня в неделю (и не обязательно на выходные), когда можно пожить без графика, или по сильно облегчённому графику.
Шаг 7. Фиксация
Запланировать дела — полдела. Надо контролировать их выполнение с точностью до… пятнадцати минут. Это значит — каждые пятнадцать минут фиксировать, на что они были потрачены. Тут же в режиме реального времени выстраивается мозаика: какие дела укладываются в график, а какие нет. Первый месяц-два (да и дальше) не стоит сильно расстраиваться из-за того, что график, который составлен в радостном порыве, не реально соблюсти. График должен утрястись, а человек — привыкнуть к новой жизни. Жизни, в которой известно, куда уходит время.
Как это выглядит?
У меня это табличка в мелкую клеточку, где одна клеточка равна… пятнадцати минутам. Планирование осуществляется путём перекраски клеточки. Всего на графике должно оказаться 96 закрашенных клеточек или меньше: когда дела занимают по несколько часов, как сон, например, то можно просто писать цифрами. Далее график распечатывается, и клеточки в течении дня постепенно заполняются галочками. В идеале галочки должны стоять только на окрашенных клеточках.
Шаг 8. Тайм-менеджмент
Всё, что зафиксировано в течении дня (недели, месяца, года), надо сохранять. Когда проект закончен, становится понятно, сколько на него было потрачено времени с точностью до… пятнадцати минут. Надо ли говорить о том, что эта система помогает организовать работу с максимальным КПД?
P.S.
Не забываем запланировать ежедневную работу с планом… Пятнадцати минут хватит.
via