[GTD]

Любой мало-мальски востребованный профессионал знает, что его основным ресурсом, наряду со знаниями, становится время. Порой невозможно применить накопленный опыт в силу элементарного отсутствия времени или сил. Любые аллегории вредны, но позволю себе одно сравнение. Журналисты, получившие ценную информацию в момент наивысшего истощения как морального, так и физического, представляются мне обреченными людьми без всяких шансов на успех. Даже призрачных шансов. Отработать тему хорошо, они не смогут, упустят «мелочь», которая окажется основополагающей и перевернет все с ног на голову. В таких ситуациях можно участвовать в пари о том, что журналист промахнется в чем-то, ваш выигрыш застрахован усталостью журналиста.

Умных книг о борьбе с недостатком времени, планировании дня и тому подобных штуках на полках магазинов пылится громадное количество. Допускаю, что среди завалов этой макулатуры встречаются интересные образчики, позволяющие хоть как-то упорядочить свою жизнь на работе и дома, высвободить немного дополнительного времени. Отбивать хлеб у теоретиков науки об управлении временем или как они гордо ее величают в английском перефразе – тайменеджменте, я не собираюсь. Поделюсь тем, как можно научиться делать много дел и не волочить после этого ноги от усталости. Никаких секретов, тайных методик, либо откровений вы не увидите, исключительно мой опыт, подтвержденный ежедневной работой.

Но позвольте задать вам вопрос. Вы пытаетесь упорядочить вашу жизнь, разложить вещи по полочкам, следовать заведенным правилам или, напротив, для вас нормально состояние тотального хаоса, в котором вы ориентируетесь безо всякого труда? Не спешите с ответом, подумайте. Большинство журналистов и людей других профессий отчего-то считают, что следование правилам, планирование дня, поможет бороться с хаосом дня и выглядит в глазах окружающих правильно. Зачастую мы пытаемся соответствовать не реальной необходимости, а представлениям других людей о разумности, правильности. И это ошибка.

Не стоит обвинять меня в том, что под природный хаос присущий многим журналистам в рабочей обстановке, я пытаюсь подвести идеологическую базу, это не так. К радости или, к сожалению, но журналисты работают не только сами с собой, на нас влияют события окружающего мира. О некоторых мы знаем заранее, ожидаем их, некоторые происходят неожиданно. Человек поступающий «правильно» в такой ситуации, записывающий свои дела на день вперед, высчитывающий примерное время, которое затратит на то или иное дело, обречен на поражение. Возникает диссонанс, когда надо доделать занесенное в ежедневник дело, а тут возникает срочное, важное событие, на которое надо тратить свое время. Что делать? Отказаться от планирования, плыть по воле событий? Хаос привлекателен, но он не позволяет работать эффективно. Поэтому стоит задуматься об упорядоченном хаосе, не уверен, что такой термин существует, но далее он будет объяснен.

Что нужно, чтобы совместить планирование и втиснуть в него все неожиданные события реального мира? Мой рецепт крайне незамысловат, планируйте дела с плавающим графиком. Например, в пятницу составьте в уме или на бумаге, в компьютере, кому как нравится, список материалов, статей, над которыми вы работаете, подумайте какие материалы, вы отправите на публикацию в течение недели. Прикиньте, какие материалы имеют наивысший приоритет, что вам нужно сделать для каждой статьи дополнительно (фотографии, посмотреть данные, проверить данные и так далее). Не стоит все это расписывать на многие страницы текста, детализировать каждый шаг и вздох, вы должны научится примерно понимать свои затраты времени на тот или иной материал. Чувствовать его печенкой. Это очень индивидуально для каждого человека, но научиться этому легко, надо только задуматься.

Следующий шаг выглядит еще проще, вы планируете, публикации на неделю, понимаете последовательность, в которой работаете над статьями. Этот план примерный, не стоит воспринимать его как жесткое руководство к действию. Зачастую люди, выбившись из плана, пропустив одну статью, получают жесткий внутренний дискомфорт, махнут рукой на все остальное и вовсе не следуют своим же расчетам. Хотите рассмешить бога, расскажите ему о своих планах. Будьте готовы, что ваши планы полетят в тартарары со стопроцентной гарантией. Вот тут мы и подобрались к упорядоченному хаосу. Знаете в чем отличие моей психологии от многих иных людей? Я готов к тому, что часть моих планов полетит в тартарары, и не буду делать из этого трагедии. Это вовсе не означает, что необходимо ставить себе план-максимум, вписывать все дела за прошедшие недели, которые надо бы сделать, но все руки не доходили. Ваш план должен быть максимально приближен к жизни, максимально выполним. Не секрет, что люди научились врать не только окружающим, но прекрасно занимаются и самообманом, этого стоит избегать любыми способами. Иначе к чему любые попытки успеть больше? Соврите себе, что у вас все в порядке, пусть на деле все ровно иначе. Так проще и безболезненнее. На моих глазах некоторые коллеги занимаются подобным «самовнушением» годы напролет и это их не особо заботит. Мои советы для тех, кто хочет по-настоящему работать с умом.



Не обманывайте себя, будьте реалистичны при составлении своих планов


Горизонт планирования, который вы можете себе задать для каждого человека свой. Как нет двух одинаковых рук, ног, людей, так и планы отличаются. Кто-то планирует на неделю, кто-то старается сделать это на больший срок. Для журналиста оптимальным является горизонт планирования в неделю и месяц. Большие сроки уже не прогнозируются, из планов они превращаются в пожелания.

Некоторые темы, материалы копятся годами, чтобы потом превратиться в полноценную статью. Это нормально, когда вы не тратите неделю напролет на выискивание забытых подробностей и не выдаете на гора интересный, но не ключевой материал, актуальность которого ко дню сегодняшнему не очень высока. Расставляйте приоритеты, смотрите реально на свои задачи. Например, у меня порядка трех десятков материалов находятся в фоновом режиме, постепенно собираю для них информацию, иногда размышляю как лучше подать тему. За многие месяцы тема может измениться до неузнаваемости, но это также нормально. Подобные материалы в моих планах появляются при их готовности в 100 процентов, когда я точно уверен, что последние штрихи наведены, статья готова к публикации.

Допустим, вы вняли моим советам и в пятницу распланировали то, что хотите успеть на неделе. Как распределить нагрузку в эти дни? Что надо помнить? На мой взгляд, мы все забываем то, чему нас учили на уроках биологии в школе. Необходимо чередовать физическую и умственную работу. Не надо приковывать себя к компьютеру на долгие часы, делайте перерывы, в идеале постарайтесь планировать день так, чтобы вашу работу с утра прерывала поездка на встречу, в крайнем случае, на обед или чашку кофе в городе, а затем возвращение в редакцию или домой, плюс очередная порция работы. Чем больше вы заняты однотипной работой, тем быстрее наступает утомление и толка от этой работы становится меньше. Вы чаще ошибаетесь, больше помарок и исправлений, мозгу нужен отдых, переключение на иную деятельность. Придумайте для себя такое переключение в офисе, если вы не можете выйти. Это может быть резиновый мячик, который прекрасно будет отскакивать от стенок в коридоре, игра в теннис около кофейных автоматов на общественном столе, все что угодно. Придумайте себе такое переключение. Старайтесь каждые час, полтора хотя бы на десять минут отрываться от компьютера. Банальные, общеизвестные вещи, но придерживаются их единицы.

Вы распланировали примерно свой день, вы помните, что все ваши планы могут полететь к черту, поэтому должны успеть сделать тот минимум, что наметили для себя, как бы, не сложились обстоятельства. Приведу свой распорядок дня, который может варьироваться в зависимости от настроения, желаний, самочувствия.

Начало дня это чтение почты, ее беглый просмотр, ознакомление с основными публикациями прессы по тематике, затем работа по тому или иному проекту. За два, три часа успеваю сделать довольно много, а к этому моменту появляются люди в офисах, которым можно задавать вопросы. Из кресла смело перебираюсь в диван и начинаю методично выяснять возникшие вопросы, получаю разъяснения. Другой вид деятельности. Иногда, параллельно с разговорами по телефону можно экономить время, выполняя рутинные операции. Например, подготовку файлов к оцифровке, добавление файлов в архив. Все то, что не требует повышенного внимания, не отвлекает вас, но занимает время. Логично не тратить все свое время на такие операции, это слишком расточительно.

Отправляясь на встречу, обязательно беру с собой какое-нибудь устройство из тех, что находятся в работе. Изучаю, кручу, делаю для себя в памяти пометки. До написания обзора или статьи очень полезно проговаривать про себя основные моменты, представлять их. В психологии хорошо описана методика, когда перед движением человеку нужно представить его, прочувствовать, тогда оно получится лучше. Ровно то же упражнение и у журналистов. Прочувствуйте текст, проговорите его про себя, поспорьте сами с собой, найдите болевые точки текста, высветите их. Многие удивляются, что я могу сесть и написать качественный текст за считанные часы. С чистого листа. Это вопрос внутренней подготовки к этому и только. Вам нужно загрузить в себя информацию, с которой вы будете работать, жить, чтобы потом суметь донести ее до своих читателей. Вам необходимо обдумать ее. Журналист, не тратящий на размышления о своих материалах ни капли времени, не профессионал. Со временем привычка думать о каких-либо вещах связанных с вашей тематикой придет сама собой. Не подумайте, что все ваши мысли будут только о работе, все далеко не так. Вы будете успевать думать больше и о работе и о своем личном. К сожалению, большинство людей ленится думать, тратит на это незначительное время. Ужасно, но факт. Прошу вас – думайте. Всегда и везде, не останавливайтесь в своих размышлениях.

Как понять, что вам удалось найти золотую середину, и вы все успеваете? Конечно же, посмотреть на свой план мероприятий на неделю и оценить, сколько вы в реальности успели сделать. Звучит разумно, но и только. Это идеальные условия, в которых существует небольшое число журналистов, живущих с размеренным графиком и не очень интересующихся происходящим в мире. Вы к таковым явно не относитесь, если читаете этот текст.

Ваш план необходимо проверять в стрессовых условиях. Вы начали размеренно работать над материалом, впереди еще целый день и тут неожиданно необходимо мчаться на другой конец города, чтобы поговорить с представителем какой-либо компании. Встреча может быть крайне интересной, а может оказаться пустышкой. Но она незапланированная, да и отказываться от шанса глупо. Ваши планы сдвигаются, плохо составленный план скрипит по швам. Поэтому в свой график я включаю до 3-4 «неожиданных» событий, которые отнимают в течение дня от 3 до 6 часов. Мой рабочий день резко сокращается, но только на первый взгляд. Взяв с собой ноутбук и сидя на презентации чего-либо, я продолжаю делать пометки, работать над разными материалами. К сожалению, в презентациях, массовых мероприятиях, содержательная часть составляет процентов 15 от силы, все остальное никому не интересная вода. Не подумайте, что презентации случаются вот так случайно и неожиданно. В моей практике это, как правило, приглашения в последний момент на события, где не бывает журналистов как таковых. Формат мероприятий для партнеров компаний-производителей, розничных сетей и так далее. Безусловно, обычные презентации в списке мероприятий всегда занесены и учитываются в моих планах на неделю, либо месяц.

Если ваш план с такими «отлучками» от рабочего места будет выполнен на сто процентов, то вы схалтурили и поставили себе слишком низкую планку. Повысьте себе задачи на неделю. В начале рабочего дня, выпишите на лист бумаги, что вы хотели бы в идеале сделать за этот день. Отмечайте, что вы успели сделать, что вам еще предстоит. Не используйте для этого компьютер или телефон, пишите на бумаге, так вы будете запоминать, и ответственнее относится к происходящему. Одно дело написать своей рукой, другое напечатать на компьютере. Ценность этих действий различна.

Объединяйте рутинные действия, не делайте их по отдельности. Например, мне нужно сделать общие виды телефонов на фотостенде в офисе. Можно делать фотографии для каждого телефона по отдельности, а можно проделать эту работу для всех телефонов на неделю. Выставив свет, установив штатив, я сокращу затраты своего времени, мне не придется для каждой модели проделывать те же самые операции. Подумайте, какие действия для вас являются рутинной, выпишите их на листик бумаги, либо в блокнот. Как вы можете объединить эти действия, ускорить их?

Описанные здесь методы просты и действенны, они банальны и понятны. Но поверьте, что придерживаться их, следовать им в реальной жизни, крайне тяжело. Попробуйте, надеюсь, у вас получится, и вы выкроите дополнительное время для своей семьи, а коллеги будут считать вас сверхпроизводительным журналистом. Но не в ущерб качеству ваших материалов.

отсюда

@темы: Методы