Два способа, которые помогут работать продуктивнее

[GTD]

Человек не в состоянии работать продуктивно в течении 8 рабочих часов. И совсем не факт, что если вы будете честно сидеть на своем рабочем месте и стараться выполнить как можно больше работы, вам к голову придут быстрые и гениальные идеи решения поставленных задач.

Опрос, проведенный NeuroLeadership Group в сотрудничестве с одной крупной медицинской компанией среди 6 000 участников показал, что только 10% из группы интересные идеи приходили на работе. Поэтому NeuroLeadership Group поставила перед собой задачу изучить способы, которые помогли бы глубже вникнуть в работу и выполнять поставленные задачи с наивысшим КПД: больше выполненной работы и интересных идей — меньше затраченного времени.

В итоге было определенно три метода, которые подкреплены научными исследованиями, использование которых поможет глубже вникнуть в выполняемую работу.

Отвлечение
Нейролог Дэвид Кресвел из Carnegie Mellon может пролить немного света на эту тему. Он проводил исследования, которые показывали влияние различных отвлекающих факторов на способы и качество человеческого мышления.

Был проведен эксперимент, в ходе которого трем группам предложили выбрать автомобиль основываясь на предложенных четырех характеристиках. При этом одна из характеристик имеет как две положительные, так и две отрицательные стороны. Участников первой группы должны были сразу же принять решение. Участникам второй группы дали немного времени на размышление. А участниками третей группы сначала рассказали о проблеме, а затем дали на выполнение простое, абсолютно не касающееся выбора автомобиля, задание.

В итоге первая группа справилась хуже всех. Результаты второй группы были немного лучше первой. И, наконец, третья группа дала самые обоснованные и правильные ответы. То есть люди, которые прилагали сознательные усилия для решения проблемы справились с не хуже чем те, которые получили задание, отвлеклись на небольшое время и снова приступили к ее решению.

Это как посмотреть свежим взглядом на заезженную до дыр задачу, которую никак не удается решить. Вместо того, чтобы продолжать биться головой об непробиваемую стену, нужно отложить задачу в сторону и сделать что-то другое, а затем снова вернуться к решению этой задачи. И делать так до тех пор, пока вас вдруг не осенит. Иногда решения лежат прямо перед носом, но мы продолжаем упорно их не замечать.

4-часовой рабочий поток
Саку Туоминен, основатель и креативный директор Idealist Group в Финляндии, со своей командой проводили опрос среди 1 500 работников финских и международных компаний для того, чтобы выяснить, как они себя чувствуют на рабочих местах и насколько продуктивен их рабочий процесс. Результаты были не очень вдохновляющими — 40% сказали, что не справляются с потоком писем; 60% считают, что посещают слишком много ненужных встреч, а 70% вообще не планируют свою рабочую неделю. В целом сотрудники сказали, что у них нет ощущения значимости своей работы и они не в состоянии контролировать этот процесс.

Основываясь на исследованиях Терезы Амабиле, профессора Гарвардской Школы Бизнеса, Туоминен рекомендует попробовать новые подходы к организации рабочего процесса:

Думайте только над одной задачей или идеей, которая требует решения, и постоянно держите ее у себя в подсознании.
Очистите свое сознание с помощью двух последовательных действий: изложите свои мысли на бумаге в виде списка идей или задач, а затем уберите из этого списка все лишнее во время какого-нибудь короткого промежутка времени (например, если рейс задерживают или отменилась деловая встреча или собрание).
Планируйте свою неделю или месяц ставя перед собой три приоритетных задания, с которыми вы хотели бы разобраться.
Постарайтесь сделать так, чтоб у вас было хотя бы 4 часа, в течении которых вы непрерывно могли бы думать над поставленной задачей. Если вы можете запланировать для себя 4 часа непрерывного рабочего потока и концентрации, вы гораздо быстрее достигните желаемых результатов и улучшите качество своего мышления. Туоминен считает, что если мы не в состоянии управлять собой, значит мы не в состоянии управлять другими людьми.

Метод «Сцены»

Туоминен и Кресвел понимают, что осознанное мышление является ограниченным ресурсом, поэтому для более продуктивной работы нужно научиться правильно им распоряжаться. Люди не многозадачны, но во время работы большинство про это, почему-то, забывает. И мы пытаемся объять необъятное, снова наступая на одни и те же грабли.

Для понимания этого процесса попробуйте представить себе сцену театра. Зрители постоянно порываются залезть на сцену к актерам (наше постоянное отвлечение на посторонние вещи). Актеры не в состоянии играть одновременно несколько ролей (наши попытки быть многозадачными). И, в конце-концов, сцена не резиновая и на ней не может одновременно находится больше предусмотренного количества людей (наше ощущение перегруженности работой).

И когда вы попробуете посмотреть на свою работу, как на театр, тогда вы поймете, что все нужно делать последовательно и что наш мозг не в состоянии справиться с задачей в таком бешеном ритме. Поэтому Кресвел предлагает попробовать вариант отвлечения от основной задачи на что-то другое и более легкое, а Туоминен предлагает вариант непрерывной работы в потоке в течении 4 часов. Какой из этих вариантов является вашим можно понять только попробовать оба. А может быть исходя из ситуации, физического и эмоционального состояния и самой задачи, нужно чередовать эти приемы, пока желаемый результат не будет достигнут.

lifehacker.ru/a>