Самоорганизация по принципу Изнутри Наружу

[GTD]

Продолжение книги "Самоорганизация по принципу Изнутри Наружу". Эти главы касаются выявления причин, по которым вам трудно организовать свое время или пространство.

Вступительная часть.
Трехуровневая диагностика. Первый уровень: технические ошибки.

ВТОРОЙ УРОВЕНЬ: ВНЕШНИЕ ФАКТОРЫ

Мы живем в сложном и изменчивом мире, который бросает вызов всем нашим усилиям стать организованными. По большей части мы научились его принимать и, как минимум, достигли приемлемого уровня контроля. Но иногда, что бы мы ни делали, ничего изменить не удается. Некоторые внешние факторы просто не позволяют нам достичь желаемого уровня организованности — если только мы не найдем способа их обойти.

Чтобы определить, не давят ли на вас какие-либо внешние ограничения, ответьте "Верно" или "Неверно" на следующие утверждения:

1. Когда в вашей компании начинаются сокращения, вам в наследство достаются обязанности уволенных сотрудников.
2. Недавно ваша компания прошла через процесс слияния или изменения основных бизнес-процессов.
3. Вы начали собственный бизнес.
4. Сейчас ваш бизнес находится в стадии быстрого роста.
5. Вы — мама или папа, работаете полный день и заботитесь о пожилых родителях.
6. В день вы получаете больше сотни сообщений по электронной и голосовой почте.
7. Вы чувствуете напряжение из-за необходимости постоянно отвечать на письма или факсы.
8. Вы не можете справиться с обновлениями и изменениями вашей компьютерной системы.
9. На работе вы страдаете от постоянных помех.
10.Ваша работа связана с жестким соблюдением сроков.
11. Ваша работа связана с очень большим количеством документов и бумаг.
12. Ваша работа — непрерывный бизнес, он действует 24 часа в сутки.
13. Ваше рабочее место недавно переместилось из отдельного кабинета в общую рабочую комнату.
14. Вы находитесь посреди переходного процесса, например изменений в карьере, изменения направления вашего бизнеса, развода, переезда или создания семьи.
15. Недавно в ваш дом или офис кто-нибудь переехал.
16. У вас исключительно неорганизованный шеф, который постоянно нарушает ваш рабочий график.
17. Ваш супруг, ребенок или сосед по комнате — страшный неряха и не заботится о поддержании порядка.
18. Ваш подчиненный организует вещи совершенно не так, как вы, и все время пренебрегает вашей системой.
19. Вы живете в тесной квартире, где очень мало или вообще нет места для хранения.
20. Вы работаете в тесном офисе, где очень мало или вообще нет места для хранения.

Внешний фактор № 1. Нереалистичная рабочая нагрузка

Однажды я читала лекцию о тайм менеджменте сотрудникам агентства недвижимости. В середине лекции я почувствовала почти осязаемое сопротивление. Я остановилась и спросила слушателей, в чем его причина. Они сказали, что недавно компания существенно сократила штат, и в результате стало совершенно невозможно справляться с рабочей нагрузкой. Графики встреч удвоились, проекты выросли в четыре раза, а количество людей, которых нужно было контролировать, увеличилось многократно. Им нужны были не новые приемы по организации, а чудесное избавление от напряженной ситуации, которую, очевидно, создали не они.

Сегодня все больше компаний проходят через сокращения и интенсификацию размеров, все чаще в семьях работают оба супруга, все большую популярность приобретает ведение бизнеса из дома. Вследствие всего этого рабочие перегрузки неизбежно становятся все более распространенным феноменом. Если вы пытаетесь втиснуть восемьдесят часов работы в шестьдесят часов рабочей недели, то наверняка страдаете от рабочих перегрузок.
Чтобы увидеть действительную картину того, насколько реалистична ваша рабочая нагрузка, в течение одной-двух недель проследите, на что вы тратите время. Разделите страницу в тетради на две колонки. Записывайте в левой колонке каждую задачу, которую выполняете. В правой колонке записывайте все задачи, которые необходимо выполнить, но вы никак не доберетесь до них (вместе с самыми смелыми предположениями о том, сколько времени это может потребовать). Когда вы закончите, этот список поможет выявить, в каких случаях вы используете время не лучшим образом, а также совершенно четко покажет, сколько рабочих часов вам необходимо на самом деле.

Что делать дальше, зависит от ситуации. Если вы — сотрудник корпорации, то можете поделиться своими открытиями с шефом, чтобы он реально увидел вашу ситуацию и вместе с вами поучаствовал в "мозговом штурме" по поводу возможных решений. Если вы сами себе хозяин, то, возможно, можете контролировать развитие своего бизнеса или нанять дополнительный персонал. Если вы работаете и в то же время заботитесь о детях, престарелых родителях или о ком-то еще, внимательно рассмотрите все свои домашние заботы. Может быть, от некоторых из них можно отказаться (так ли уж необходимо мыть полы каждый день)? Вероятно, можно делегировать ответственность за выполнение некоторых обязанностей другим членам семьи или кого-либо нанять.

Внешний фактор № 2. Высокие темпы жизни и новые технологии.

С каждым днем жизнь, окружая нас множеством возможностей, заставляет работать лучше, двигаться быстрее и знать больше. Сложно не потерять голову в этой безумной гонке. Чтобы этого не произошло, очень полезно время от времени устраивать себе перерыв, думать, прежде чем действовать, и иногда говорить "нет".
Это невозможно? Тогда подумайте вот о чем.

То, что вы можете работать 24 часа в сутки, не значит, что вы должны это делать. Возможность поместить свой календарь в компьютер вовсе не означает, что вы должны это делать. Из того, что секунду назад вы получили факс или e-mail, не следует, что вы обязаны немедленно на него отвечать. Каждый год выходит в свет 15 000 периодических изданий и 50 000 книг, но это совершенно не означает, что вы обязаны прочесть хотя бы часть из них.

Подпишитесь на два или три издания, которые считаете самыми ценными для себя, и оставьте остальные в покое. Задайтесь целью читать одну-две книги в месяц по тщательно отобранным темам.

Вечное движение на работе или ради развлечения рано или поздно истощит вас. Пусть информация остается доступной в любой момент, но будьте реалистичны относительно того, сколько информации вы в состоянии обработать. Помните, технологии — это инструмент. Чтобы овладеть новым навыком и поддерживать его, нужно потратить немало времени и денег. Подумайте об этих инвестициях, прежде чем купить новую модную программу или техническое приспособление. Пусть к покупке приведет необходимость, а не что-либо другое.

Внешний фактор № 3. Переходный период

Один предприниматель попросил меня помочь ему в реорганизации его компании, штат которой в течение нескольких месяцев должен был вырасти с двух до шести человек. Он хотел перепланировать пространство, чтобы разместить новый персонал. Проблема была в том, что он не очень хорошо себе представлял, в чем будет состоять его новая роль. Например, он не был уверен в том, куда следует поставить его стол. Нужно ли ему находиться в центре, чтобы иметь максимальный контакт с персоналом, или лучше отвести себе отдельный кабинет, чтобы иметь личное пространство? Он смутно представлял себе, каким должно быть разделение задач. В конце концов мы решили выждать несколько месяцев, чтобы посмотреть, какие именно новые роли и взаимоотношения будут возникать. Только после этого нам удалось создать систему организации, которая имела смысл и работала.
Его ситуация не так уж необычна. Каждый раз, переживая значительные перемены, мы проходим через разрушение существующей системы организации пространства. И это неизбежно: нам приходится иметь дело с новыми условиями и окружением и требуется время, чтобы обработать информацию и ясно увидеть, что и как нужно организовывать. Вот некоторые распространенные переходные периоды:

Переезд.
Женитьба.
Рождение ребенка.
Ребенок идет в школу.
Окончание школы.
Выход на пенсию.
Болезнь или смерть любимого человека.
Поиск работы.
Слияние предприятий.
Быстрый рост бизнеса.
Изменение карьеры.

Проходя через перемены, прежде чем начать процесс самоорганизации, лучше всего подождать до тех пор, пока у вас не будет более ясной картины новых приоритетов и потребностей, если вы можете еще немного потерпеть этот хаос. Или установить временную систему, понимая при этом, что она может измениться, когда новая ситуация прояснится. Например, одному клиенту, который находился в процессе поиска работы и в то же время давал некоторые консультации, я предложила установить временную систему хранения документов с помощью папок и нескольких картотечных ящиков. Так он мог упорядочить все, что относилось к разным его проектам. Это позволяло ему оставаться организованным и управлять документами, в то же время исследуя разные возможности своей жизни. Пока он не получил новую работу, было преждевременно решать, какие ящики для документов или какая постоянная система организации ему нужны.

Внешний фактор № 4. Партнер, который не хочет сотрудничать.

Нет ничего более неприятного, чем жить или работать вместе с кем-то, чья привычка к беспорядку уничтожает все ваши усилия по организации пространства. Это может быть шеф, подчиненный, сосед по комнате или член семьи.

В этом случае советую вам напрямую прояснить ситуацию и попытаться мотивировать этого человека сотрудничать с вами, апеллируя при этом к его приоритетам, а не к своим.

Например, если ваш неорганизованный шеф пытается достичь определенного уровня продаж или получить награду за выдающееся обслуживание клиентов, скажите ему, что, если он будет постоянно отвлекать вас от преодоления очередного созданного им кризиса, эти цели могут так и остаться недостигнутыми. Затем предложите разработать систему, которая облегчит кризисы и которую ему будет легко поддерживать. (В Частях III и IV этой книги содержится множество идей для создания простых способов поддержания системы организации в офисах любого типа.)

Если ваш подчиненный отказывается следовать вашей системе, возможно, вы ожидаете, что он будет следовать схеме, которую ему недостаточно подробно разъяснили. Уделите время тому, чтобы донести до подчиненного, чего именно вы от него хотите, и объясните, как важно следовать вашей системе организации. В конце концов, именно благодаря ей вы заработали столько денег, что теперь можете платить ему зарплату!

Наконец, если источник вашего раздражения — сосед по комнате или член семьи, убедитесь, что вашу систему организации легко понять и поддерживать (вы найдете здесь для этого множество надежных приемов). Позвольте ему самому определить, во что об
ходится беспорядок. Спросите, не приходится ли ему расстраиваться из-за того, что он не может найти нужную вещь, транжирит деньги, опаздывает, ссорится с вами. Исследуйте, почему вам обоим важно, чтобы вещи возвращались на свои места. Примите во внимание разницу между личным пространством и местами общего пользования, а затем договоритесь с этим человеком поддерживать порядок хотя бы в тех местах, которыми вы пользуетесь совместно.

Внешний фактор № 5. Ограниченность пространства.

Сандра попросила меня привести в порядок ее маленькую квартиру, которая, как она сказала, "лопалась по швам". Быстрый осмотр помещения показал, что она провела значительную работу по максимизации всего доступного пространства, и сделала это разумно и со вкусом. В ее квартире не было никаких признаков беспорядка.

Сначала я сообщила ей хорошие новости: чтобы наилучшим образом использовать пространство, она проделала такую огромную работу, что я готова взять ее в свою команду профессиональных организаторов. Потом я сообщила ей плохие новости: возможность хранения вещей в ее квартире достигла предела. Очевидно, ей нужно было сократить количество вещей, оставив только то, что она любила и использовала. Единственный выход — хранить вещи за пределами квартиры или переехать в более просторное жилье.

Важно понимать разницу между подобным внешним фактором и технической ошибкой № 1 ("вещей больше, чем места для хранения"), потому что иногда места действительно больше нет. Как узнать, достигли ли вы абсолютных пределов своего пространства? Обычные признаки этого таковы:

1. У вас дома или в офисе нет лишних вещей: вы действительно пользуетесь всем, что у вас есть.
2. Вы очень организованный человек: все имеет свое место и вы знаете, где найти каждую вещь.
3. Вы добились максимума от каждого сантиметра своего пространства. Вы используете вертикальные полки и шкафы, мебель, приспособления для экономии места и разделители, чтобы стопроцентно использовать место в ящиках и шкафах.
Если все эти условия соблюдаются, но вещи все равно "выпадают" из помещения, вероятно, вы достигли его пределов. Попытки хранить больше вещей, чем это физически возможно, приведут только к раздражению и разочарованию.

Продолжение следует.

@темы: Теория, Книги, Методы, Самоорганизация Изнутри - Наружу

---

Органайзеры - какие?

[Итицкая сила!]

Моя эпопея с поиском наиболее удобного для меня органайзера продолжается.

Где-то около года я пыталась освоить классический бумажный органайзер (в котором бумажки на кольцах). Основные минусы были такие:
- Было практически невозможно найти такие вкладные листы, дизайн которых бы соответствовал моим пожеланиям. Мне надо, чтобы на развороте была вся неделя + свободное место для заметок. Если и получалось найти такие вкладыши, то, в основном, для органайзеров бОльшего размера.
- Основной минус: вес. Таскать с собой в сумке этот кирпич (обложка, да железка с кольцами внутри) было тяжело. Я иногда думаю: для кого вообще они придуманы? Для тех, кого на машине возят?

Время от времени я пробовала разные компьютерные приложения, но так и не нашла подходящего, в котором можно и инфу хранить, и календарь вести, и события отслеживать. Аутлук на меня навевает тоску, а программы от других производителей ему уступают. Наиболее, наверное, приятное программное приложение из всех - это плагин для почтового клиента Thunderbird.

Однако, при пользовании программами всегда стоит вопрос синхронизации и ношения информации с собой. Я пока не решилась на покупку чего-нибудь типа палм-пайлота или блэкберри.

Следующим этапом в поиске идеального бумажного органайзера был аналог молескина. Сам молескин я презираю - за то, что из скучной и недорогой, в принципе, вещи сделали культ. Она не стоит ни культа, ни тех денег, которые за нее просят. Мне удалось случайно обнаружить ее аналог - тоже книжечка с разлинованными листочками, карманного размера.

Плюсы были в том, что таблицу недели можно было расчертить себе от руки на свой вкус. В этом даже что-то есть - расчерчивать без линейки. Очень так "близко к телу". Кроме того, можно между неделями оставлять достаточно листков, чтобы делать списки. Основной минус был в том, что я очень часто переписываю, а конструкция молескина и ему подобных такова, что, вырывая один лист, вырываешь и еще один.

Недавно я натолкнулась на интересную идею - использовать прямоугольные плотные листочки (их еще называют index cards) для списков дел, описания рутин, мысле и прочего. И держать их в таких конвертах-аккордеонах, где много отделений, раскладывая по темам. Удобство в том, что карточки эти легко заменить и переписать, а также их можно раскладывать перед собой в логической или хронологической последовательности этапов проекта, дней недели и тп.

Я только в процессе освоения этой системы, и если срастется, я поделюсь технологией.

А что вы используете? Как давно, и почему выбрали именно это?

---

Продолжение книги "Самоорганизация по принципу Изнутри Наружу"

[GTD]

ТРЕХУРОВНЕВАЯ ДИАГНОСТИКА

Истинные причины беспорядка возникают на трех уровнях.

ПЕРВЫЙ УРОВЕНЬ: технические ошибки.
Простые, механические ошибки системы самоорганизации, которые легко исправить. Устранить их — все равно что закрутить гайку, поменять приводной ремень или выровнить руль в машине. Это — первая категория причин, которые мы рассматриваем, потому что причиной всех ваших неприятностей является, как минимум, одна техническая ошибка.

ВТОРОЙ УРОВЕНЬ: внешние факторы.
Внешнее окружение, которое не поддается вашему контролю и ограничивает ваши возможности стать организованным человеком. Выявление таких факторов предохранит вас от нереалистических ожиданий по отношению к себе.

ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ: психологические препятствия.
Это скрытые, внутренние силы, которые буквально заставляют вас быть неорганизованным, независимо от того, насколько страстно вы стремитесь к обратному. Если вы не осознаете их, они будут заставлять вас саботировать любую систему, которую вы установите. Только выявив их, можно найти способ обходить эти проблемы и достигать успеха в самоорганизации.

Имейте в виду, что не так уж редко в основе неорганизованности лежит сразу несколько причин. Тот, кто борется с неорганизованностью и страдает хотя бы от одной причины первого уровня, в то же время может страдать от некоторых причин второго или третьего уровня.
Читая следующие разделы, будьте честны с собой, но не осуждайте себя. Здесь нет ничего хорошего или плохого. Самый мощный инструмент для того, чтобы стать и оставаться организованным человеком, — это самоосознание. Только вы можете определить, что вас сдерживает. Помните, починить можно почти все.

ПЕРВЫЙ УРОВЕНЬ: ТЕХНИЧЕСКИЕ ОШИБКИ

Начните диагностику именно с них: как только вы устраните эти простые механические ошибки, то сможете жить в организованном блаженстве — при условии, что в игре не участвуют некоторые другие внешние или внутренние силы. Если это так, то устранение технических ошибок обязательно проявит эти препятствия.

Каждый раз, когда вы чувствуете, что ваше пространство выходит из-под контроля, возвращайтесь к описаниям шести самых распространенных технических ошибок: без сомнения, беспорядок в вашем окружении обязан своим появлением одной из них.

Ошибка № 1. У вещей нет своего места
Это очень просто: вещи невозможно привести в порядок, если у них нет своего места. Если вся комната завалена предметами, похоже, у них никогда не было своего места. Жизнь и интересы все время меняются, и, возможно, вы накопили вещи, для которых еще не нашли подходящего места. Вы хотите положить предметы на свои места, но просто не знаете, где они. Вы опасаетесь запихивать их в ящики и шкафы, уже и так переполненные, боясь, что потом не найдете необходимое. Поэтому вы просто оставляете вещи где попало, всегда на разных местах, и в результате никогда не можете найти то, что вам нужно.

Правильное решение заключается в том, чтобы уделить время анализу того, что у вас есть, и отвести для каждой вещи единственное и постоянное место. Таким образом, вы всегда будете знать, куда убрать тот или иной предмет, и при необходимости легко сможете найти его. Часть IV обеспечит вас эффективной моделью принятия решений о том, где должна храниться каждая вещь в доме или офисе. В Части III вы найдете предложения для определения своего места и подходящего хранилища для ваших вещей на основе принципа "комната за комнатой".

Ошибка № 2. Вещи хранятся в неудобном месте
В этой ситуации вы не убираете вещи, потому что уборка — слишком тяжелое испытание. Может быть, вы храните предметы слишком далеко от того места, где обычно их используете — посреди холла, в другой комнате или в противоположном конце дома, и, чтобы убрать их, нужно проделать долгий путь. Например, если книги свалены в кучу на полу рядом с вашим любимым креслом, скорее всего, это значит, что книжные полки находятся слишком далеко. Возможно, доступ к месту хранения книг как-то затруднен; может быть, ящики плохо открываются, шкафы сломаны или проходы к ним заставлены коробками или другой мебелью, корзины доверху завалены, а книжные полки прибиты слишком высоко.

В результате, если что-то убрать слишком сложно, вы просто этого не делаете: не по лени, а потому что у вас есть более важные дела. Глава IV научит вас приемам организации помещений на основе принципа удобства, позволяющего хранить вещи там, где они используются. Часть III содержит конкретные предложения по поводу хранения вещей в зоне непосредственной досягаемости, там же, где вы используете их в офисе или комнате дома.

Ошибка № 3. Вещей больше, чем места для хранения
ЕСЛИ все ящики, шкафы и гардеробы доверху забиты, а есть еще и дополнительные вещи, которые валяются на полу, на подоконниках, на рабочих и письменных столах, можно поручиться, что у вас больше собственности, чем места, куда ее можно положить. Одно возможное решение — уменьшить количество вещей, избавившись от всего лишнего. Другое — добавить новые места для хранения, чтобы разместить все ваши вещи. И третье — расширить пространство для хранения, более рационально используя свободное место между полками, дополнительную глубину ящиков и шкафчиков, место под висящей одеждой и на вертикальной поверхности стен — все то пространство, которое в данный момент не используется. Прочитав Часть III, вы научитесь сортировать вещи и принимать решения, что сохранить и что выбросить, а также находить место для хранения, которого якобы не существует в каждой области дома и офиса.

Ошибка № 4. Сложная, запутанная система
Людям свойственно устанавливать невероятно сложные системы организации пространства и делить вещи на слишком много категорий. В результате, чтобы что-то найти, приходится пересмотреть множество мест хранения. Например, часто люди заводят сотню папок с двумя листками бумаги, вместо того чтобы завести двадцать папок и хранить по десять листов в каждой. Вначале, когда вы только устанавливали систему организации, вам могло казаться, что она имеет смысл, но прошли недели и месяцы, и вы забыли, какая логика лежит в ее основе. Пытаясь что-нибудь найти в папках или шкафах, вы чувствуете себя сбитым с толку и расстроенным. Вы знаете, что положили вещи в безопасное, разумное место, но не можете вспомнить, куда именно.

Такая ситуация означает, что вы создали систему организации, которой не можете доверять, и уже давно перестали класть вещи на место из страха, что больше никогда не найдете их снова

Ошибка № 5. "С глаз долой, из сердца вон"
Многие оставляют вещи на видном месте — это служит визуальным напоминанием о том, что нужно сделать: например, книга напоминает, что ее нужно вернуть в библиотеку, счета — что их нужно оплатить, а пальто — что его пора починить. Не страшно, если таких вещей немного, но если накапливаются груды и кучи предметов, все начинает смешиваться, путаться и превращается в зрительное подобие набившего оскомину назойливого мотива. В результате все эти визуальные напоминания становятся невидимыми и перестают служить своей цели. Часть IV покажет, как создать не столь навязчивую систему напоминания о важных вещах и о том, где они лежат.

Ошибка № 6. Организация пространства — это скучно
В такой ситуации вы не кладете вещи на место потому, что, честно говоря, уборка — скучное и тоскливое занятие. Вы можете придумать миллион более интересных, приятных и полезных способов провести время, например записаться на компьютерные курсы, пойти в гости или позвонить клиентам. Проблема в том, что лишь немногие вносят в свою систему элемент эстетики. Люди воспринимают хранение как чисто утилитарную функцию и покупают первый попавшийся старый шкаф, нравится он им или нет, со словами: "Да ладно, никто, кроме меня, этого не увидит, кого волнует, как это выглядит?" В результате их систему организации скучно, неинтересно и противно поддерживать.

Организация пространства и уборка — задачи, которые постоянно повторяются. Но их можно сделать намного более интересными и веселыми, если внести в свою систему организации элементы личного стиля и вкуса. Не стоит недооценивать значение стиля; он может сильно влиять на то, поддерживаете вы свою систему организации пространства или нет.


.

---

[GTD]

Читаю очень интересную книгу "Самоогранизация по принципу Изнутри Наружу" Джулии Моргенстейн.

Собираюсь выложить сюда несколько глав.

Сегодня - Неверные представления о самоорганизации

Неверные представления о каком бы то ни было процессе влияют на то, как мы его воспринимаем, отравляя отношение к нему и постепенно сводя на нет даже самые лучшие намерения добиться успеха. Они убеждают нас в том, что мы непременно потерпим неудачу еще до того, как начнем.
Ниже приведены некоторые самые распространенные неверные представления о самоорганизации и факты, которые развенчивают и изменяют их.

Неверное представление: самоорганизация— это непостижимый талант. Некоторым счастливчикам он дан от рождения, в то время как другие, такие как вы, обречены страдать. Факт: организация — это навык. Действительно, это очень простой навык, которым может овладеть каждый. Откуда я это знаю? Потому что когда-то сама была крайне неорганизованным человеком. Каждый, кто знал меня в те времена, поражается тому, как я живу сейчас. Два года назад я была на встрече со старыми друзьями. В детстве мы вместе ездили в летние скаутские лагеря и не виделись двадцать пять лет. Естественно, к каждому приставали с расспросами о том, чем он занимается в жизни. И я с гордостью рассказала о своей работе. Консультант по самоорганизации — необычная профессия, и все мои друзья нашли эту сферу деятельности чрезвычайно увлекательной. Один мой старый друг, милый Мартин Дж., обнял меня, осмотрительно отвел в сторонку и вежливо прошептал: "Джулия... Я не помню, чтобы ты вообще когда-нибудь была хоть как-то организованной".

Неверное представление: стать организованным человеком — это огромный, безнадежный каторжный труд. Факт: не важно, что именно вы приводите в порядок, насколько пугает вас эта задача и как давно царит беспорядок, организация жизни сводится к одному и тому же простому, предсказуемому процессу. Однажды, пройдя через него, вы обнаружите, что он дает невероятное чувство очищения и приток новых сил. Это бодрящий способ освободиться и стабилизировать курс своей жизни в сложном современном мире. Вы даже станете воспринимать этот процесс как развлечение, потому что он вызывает прекрасные чувства ясности, концентрации и завершенности.

Вот как описывает их лектор Конни Лаган, которая недавно завершила процесс самоорганизации:
То, что я привела все в порядок, чудесным и даже магическим образом увеличило мою внутреннюю творческую энергию. Вечером, после окончания генеральной уборки своего кабинета, я сидела в кресле и изумлялась. Я не могла поверить, как много энергии может дать рассматривание "пустого места ". Мои глаза отдыхали, а дух снова обрел родной дом там, где я проводила большую часть рабочего времени.

Неверное представление: оставаться организованным человеком невозможно. Факт: самоорганизацию легко поддерживать, если ее система пост
роена на основе того, как вы мыслите, и создана с учетом развития и адаптации по мере изменений в вашей жизни и работе. Постоянно поддерживать порядок сложно и неприятно в том случае, если эта система плохо согласуется с вашей индивидуальностью и ситуацией. Кроме того, так же как здоровое питание и поддержание физической формы, организованность — это образ жизни, который требует контроля и постоянных усилий, пока не превратится в приносящую удовлетворение черту характера. Рекомендации о том, как постоянно поддерживать порядок, — неотъемлемая часть процесса самоорганизации, описанного в этой книге.

Неверное представление: уборка и наведение порядка — это непродуктивное использование времени. Участники моих семинаров часто говорят: "Я пытаюсь стать организованным человеком, но всегда чувствую себя так, будто должен тратить время на более важные вещи — звонить клиентам, посещать встречи, ходить на семинары, писать деловые письма, проводить время с семьей и друзьями, отдыхать и, наконец, даже пытаться заснуть".
Факт: сегодня жизнь движется быстрее, чем пятьдесят лет назад, и скорость ее будет постоянно расти, предоставляя еще больше возможностей и предъявляя еще больше требований к нашему времени и умению принимать решения. В таком окружении добьются успеха только те, кто умеет организовывать себя. Тот, кто останется неорганизованным, будет чувствовать себя обессиленным, неуверенным, дезориентированным и сбитым с толку. У нас больше нет возможности оставаться неорганизованными людьми. В XXI веке организованность становится навыком выживания, и самоорганизация по принципу "изнутри наружу" — руководство, как этого достичь.


Самоорганизация по принципу Изнутри Наружу.

Самоорганизация по принципу "изнутри наружу" — это создание системы, основанной на особенностях вашей личности, на ваших потребностях и целях. Она сосредоточена на том, чтобы определить, кто вы и что для вас важно как для личности, а потом создать систему, которая этому соответствует.
Успешная самоорганизация заставляет смотреть на всю картину в целом, а не только на какую-то ее часть. Только в этом случае система, которую вы разрабатываете, будет эффективной. Это — процесс обучения, который помогает выявить то, что для вас действительно важно, и сделать это более доступным, а не разглагольствовать о необходимости выбросить все, что только можно, и организовать оставшееся.

Самоорганизация по принципу "изнутри наружу" заставляет как следует рассмотреть препятствия, не позволяющие вам стать организованным человеком, а потом устранить их раз и навсегда.

Еще она позволяет овладеть определенными стратегиями для ускорения и упрощения процесса самоорганизации, чтобы вы были уверены, что дойдете до финиша, а не остановитесь на полпути.

Эта методика помогает стать организованным человеком до того, как покупать какие-либо модные новые шкафчики или миленькие шкатулочки, чтобы эти покупки имели смысл и полностью соответствовали вашим индивидуальным потребностям.

Вам может показаться, что самоорганизация по принципу "изнутри наружу" противоречит человеческой натуре. По-моему, не стоит останавливаться и думать об этом на пике неорганизованности. Необходимость заставляет просто броситься в бой и действовать. Но если сначала вы посвятите немного времен и тому, чтобы подумать и проанализировать ситуацию, то потом сможете спокойно найти решение, подходящее именно для вас.

Однажды у меня была клиентка по имени Кэрол. На первый взгляд она была безупречной личностью. Она руководила успешной и известной художественной галереей, и у нее в подчинении были семь человек. Кэрол часто посещала вечеринки, где присутствовали важные персоны и меценаты, которых она покоряла одного за другим своими безупречными манерами и уверенностью. Она была динамичной, очаровательной и умела прекрасно выражать свои мысли. В свете рампы Кэрол была великолепна, но за кулисами ее профессиональная жизнь оказывалась совершенно беспорядочной.
Она была похоронена под лавиной писем, факсов и электронной почты от всех тех, кого покорила, и окружена горами корреспонденции, так и оставшейся без ответа. В ее сумбурном графике очень редко оставалось время на чтение почты, и часто письма месяцами оставались нераспечатанными. Она теряла шансы получить пожертвования, и перспективные художники уходили к другим компаниям.

Кэрол перепробовала бесчисленные решения, чтобы навести порядок и поддерживать его. Все они казались вполне логичными: ее секретарь распечатывал почту и составлял отчет о ежедневной корреспонденции; почта была рассортирована по папкам "Очень срочно", "Очень важно", "Важно, но может подождать", "Не важно"; каждое утро она некоторое время не отвечала на телефонные звонки, занимаясь почтой. К сожалению, ни одно из этих "решений" не работало, потому что проблема рассматривалась по принципу "снаружи вовнутрь".

Когда Кэрол обратилась ко мне, сначала мы обсудили ее чувства по поводу почты и пытались понять, почему она считает, что не может справляться с ней как положено. Я заметила, что она, кажется, лучше всего общается с людьми лицом к лицу. Она подтвердила это и сказала, что добилась успеха прежде всего благодаря умению общаться, обсуждать идеи и решать проблемы. Обработка письменной корреспонденции была для нее болезненно скучным и отделяющим от людей занятием. Кэрол определенно нуждалась в новой системе обработки корреспонденции — системе, соответствующей ее индивидуальности, стилю и потребности в контактах с людьми.

Я начала с того, что заставила Кэрол представить себе эти горы писем, факсов и электронной почты не как бумагу, а как реальных людей, которые пришли в ее офис со своими проблемами и просят помочь им.

Затем я предложила называть время, которое она тратила на обработку почты, не "часом почты", а "часом решений". Такое простое изменение названия немедленно принесло результаты, потому что отражало ее любовь к действиям.

Наконец, чтобы преодолеть чувство изоляции от людей, я предложила ей разбирать ежедневную почту вместе с секретарем. Кэрол могла диктовать ответы, делиться идеями и иметь постоянный живой обмен мнениями, который воодушевлял ее работать.

Отношение Кэрол к текущей почте полностью изменилось. То, что было неконтролируемой и пугающей лавиной, стало пробуждать энергию и доставлять удовольствие. А все потому, что она применила принцип самоорганизации "изнутри наружу".

Продолжение следует.


Дальше будет интереснее, потому что от вступления начинается переход к основному материалу. Кстати, вот этот вышеприведенный подход к работе с почтой для меня лично оказался полезным. Мне приходится десятки писем обрабатывать, и часто повторяющиеся в них вопросы иногда начинают вызывать раздражение. Я начала представлять, что это не письма стопочкой в ящике, это очередь из людей, которым нужна помощь и информация. Стало легче и интереснее.

---

[GTD]

Пример управления временем

Одна из причин, по которой мы так плохо управляем временем – это не то, что нам нравится ничего не делать, а то, что у нас есть другие причины, которые лежат в основе нашего нежелания выполнять задание. Нам может не понравиться сам проект, который нам приходится в данный момент выполнять (эта часть работы может не приносить нам удовольствия), может мы не верим в результаты данного процесса. Или может просто нам не нравятся человек (люди), с которым(и) ассоциируется данное задание.
Откладывание дел, выполнение которых неизбежно, создает стрессы в нашей жизни. Мы чувствуем себя еще хуже, если мы не уложились в отведенный срок, не обязательно потому, что мы не уложились в срок, а потому что мы потеряли время. Никто не может вернуть время, дополнительное время нельзя купить.
Вскоре мы остановимся на вопросах, связанных с работой или карьерой, но Вы должны знать о методах, применимых ко всем аспектам Вашей жизни.

Пример управления временем
Однажды эксперт по управлению временем, выступая перед группой студентов факультета бизнеса, и для того, чтобы довести до них смысл сказанного, использовал пример, который студенты никогда не забудут. Он встал перед группой активных и успешных студентов, он объявил: «А теперь время для проверки»
Затем он достал керамический кувшин с широким горлом и размером в один галлон и поставил его на стол перед собой. Затем он достал с десяток камней размером с кулак и тщательно разместил их все по одному в кувшине. Когда кувшин наполнился до краев и больше в него не помещались камни, он спросил: «Кувшин полный?»
Вся группа ответила «Да».
Тогда он сказал: «Неужели?». Он достал из-под стола ведро гравия. Затем он высыпал немного гравия в кувшин и потряс его, чтобы гравий занял все пустоты между крупными камнями. Затем он спросил группу опять: «Этот кувшин полон?»
К этому времени класс уже понимал его. «Наверное нет», ответил один из них. «Отлично!», - ответил он. Он опять заглянул под стол и достал оттуда ведро песка. Он начал высыпать песок в кувшин песок и стал заполнять пустоты между гравием и камнями. Он еще раз спросил: «Кувшин полон?»
«Нет!" вскричала группа. «Хорошо», - сказал он опять. Затем он взял кувшин с водой и начал наливать ее в кувшин до тех пор, пока вода не дошла до краев. Тогда он посмотрел на студентов и спросил: «В чем смысл данного примера?»
Один активный слушатель поднял руку и сказал: «Смысл такой – каким бы ни был загруженным Ваш график, если вы действительно постараетесь, Вы всегда сможете что-то еще вместить в него!».
«Нет," ответил выступающий, - смысл не в этом. Истина, которой учит нас этот пример заключается в следующем: если вы не разместите сначала крупные камни, потом Вы не сможете их туда вместить. Что является для Вас крупными камнями? Ваши дети… Ваши любимые…. Ваша учеба… Ваши мечты…. Стоящие дела… Учить или воспитывать других… Делать то, что тебе нравится делать… Время на себя… Ваше здоровье… Ваша вторая половина.
Не забывайте положить эти КРУПНЫЕ КАМНИ вначале, или же вы никогда не сможете их вместить. Если вы используете более мелкие дела ( «гравий, песок», тогда вы заполните свою жизнь мелкими делами, которые Вас тревожат, но которые, на самом деле, не так уж значительны, и у вас не останется времени для больших и важных дел (крупные камни).
Поэтому сегодня вечером или завтра утром, когда будете размышлять по поводу данной истории, задайте себе вопрос: «Что составляет «крупные камни» в моей жизни? И затем положите их в свой кувшин первыми.

Закончите самые трудные задания, чтобы у Вас больше времени осталось на выполнение более простых заданий, таким образом меньше себя перегружать. Как только Вы выполните свою работу, у Вас будет больше времени сделать то, что Вы хотите сделать.

Если Вы сделаете все наиболее приоритетные дела, у вас останутся лишь мелкие дела, и это будет создавать меньше стресса в вашей жизни. Стресс – это тоже трата времени, а время – это ценный товар.

Маршалл Холман

---

[GTD]

Один из принципов эффективности и разумного распределения времени (а также его экономии) - это ДЕЛАТЬ ВСЕ НА СОВЕСТЬ С ПЕРВОГО РАЗА.

Кажется заезженным и тривиальным, пока лично не столкнешься. Приведу пример из своей жизни.

У меня несколько уже под сотню гигов всякого цифрового барахла - книг, фильмов, музыки, клипарта, лекций, аудиокниг.

Максимум, что я делала в плане организации информации в самом начале - это скидывала все это на диски так, чтобы на одном диске были схожие материалы (на одном видео, на другом книги и тп).

Потом дисков стало больше. Мне пришлось еще раз пройтись по всем дискам, посмотреть содержимое и сделать наклейки с цветовым кодом и общим списком лежащих там файлов.

Потом дисков еще добавилось. Я купила разноцветные пластиковые конвертики и разложила диски тематически по цветам (синие - кино, сиреневые - видеоуроки, желтые - цифровые книги, оранжевые - аудиокниги и тп). Это был третий по счету обзор моей коллекции.

Затем я обзавелась программмой, которая создает каталог дисков. В четвертый раз закинул он сети я прошлась по своей коллекции, чтобы добавить диски в каталог (а их у меня полторы сотни).

Цель всего этого была одна - сделать так, чтобы нужный файл можно было найти быстро. Собственно, ее я так и не добилась - надо было с самого начала не лениться и переименовывать все файлы так, чтобы по их названию легко было найти нужное. С фильмами-то понятно, а если надо обнаружить векторного плюшевого мишку (который стопроцентно есть в коллекции, но где - фиг его знает)? Максимум, что я могу сделать - это просмотреть все папки, где он теоретически может быть, а это - час, полтора времени.

Так вот, не смотря на то, что на организацию коллекции было потрачено столько времени, эта организация мало чем помогла (мне проще снова в сети найти этого мишку и скачать его заново, чем откопать его на своих дисках, где он лежит под ни о чем не говорящем именем 195976.ai). Потому что лень было с самого начала все делать как следует: сесть, тщательно продумать систему организации файлов, а потом уже писать диски, и сразу же после записи добавлять их в каталог.

Моей коллекции, я чувствую, предстоит пятый грандиозный обзор. Мне так надоело шариться по дискам, что я планирую обзавестись парой внешних жестких дисков и все записанные сиди и дивиди скопировать туда, но уже сделать все правильно.

---

Как высыпаться

[GTD]

Сон каждого из нас разбит на циклы в 1,5–2 часа. Первая фаза такого цикла — медленный сон, его сменяет быстрый, который длится всего 10–15 минут. Тело человека становится практически неподвижным, но мозг как бы просыпается и напряженно работает. Именно в этот период нам снятся сны. Потом цикл повторяется сначала — даже в то время, когда мы бодрствуем. Определить начало каждого цикла очень просто — именно в эти минуты мы чувствуем сонливость (поэтому засыпать лучше всего с началом цикла). Если же звонок будильника будит вас не в конце, а в середине цикла, вы проснетесь вялыми и невыспавшимися, что очень вредно для здоровья.

Как высыпаться:

1. Перед сном нужно проветривать комнату, свежий воздух улучшае качество сна.

2. Не передайте перед сном, но и не ложитесь спать голодными;

3. Не пейте много перед сном, чтобы не приходилось прерывать сон, походами в туалет посреди ночи.

4. Принимайте успокаивающие травяные сборы, чаи (пустырник, мята, валерьяна).

5. Гуляйте перед сном, помимо дозы кислорода, это окажет расслабляющее и успокаивающее действие на вас.

6. Медитируйте, это помогает достичь внутренний гармонии и покоя.

7. Примите теплый душ или теплую ванну, это расслабляет и стимулирует выработку мелатонина- гормона сна.

8. Сократите прием кофе, алкоголя и шоколада, они сокращают количество мелатонина в крови.

9. Повесьте на окна плотные шторы, в полной темноте вырабатывается больше мелатонина.

10. Пейте пред сном теплое молоко, оно содержит триптофан, который поможет вам заснуть.

11. Потребляйте серотонин, в финиках, бананах, инжире, красных овощах, сладостях и сдобных булочках (Серотонин + витамин B6 + цинк + темнота = мелатонин, гормон сна).

12. Занимайтесь силовыми нагрузками и физическими упражнениями это стимулирует выработку гормона сна в организме.

13. Помните, самое легкое пробуждение происходит в фазе «неглубокого сна», попытайтесь опытным путем определить для себя время благоприятного пробуждения, поставив будильник сначала на 7 часов утра, на другой день на 7 часов 30 мин, и так пока вы не определите для себя удачное время для пробуждения

14. Пройдите курс массажа, это прекрасная релаксация для вас.

15. Ложитесь спать раньше полуночи, «Час сна до полуночи равен двум часам сна после» –сказал Поль Брэгг. Сладких вам снов.

(с) по материалам в сети

---

[GTD]

Начинается подготовка к праздникам. Очень рекомендую посмотреть контрольный праздничный журнал от создателей системы FlyLay (pdf, откроется в новом окне). В этом журнале подробно расписан план действий подготовки к прадникам и есть полезные советы, как пережить их с минимальным ущербом.

---

[GTD]

Один из формуляров Дэвида Си.

изображение

скачать формуляр можно здесь

Как этим пользоваться.

На левой стороне бланка перечислены виды деятельности и соответствующие им очки в баллах.
изображение

На правой стороне перечислены дни недели. Для каждой недели есть четыре пузырька на каждый вид деятельности.
изображение

Допустим, в понедельник вам удалось сделать два десятибальных дела и одно однобальное. Закрасьте соответствующе пузырьки.

В конце недели полезно взглянуть на формуляр и порадоваться, что неделя потрачена не зря (или устыдиться, что много времени ушло впустую).

---

Как с утра встать

[GTD]

Отличный пост!

Пишет  дядькаГСС:

Грамотное пробуждение.
Что то в последнее время сложно стало поднимать свою тушу по утрам, в связи с чем решил почитать о рациональном подходе к сему действу. На основе прочитанного выделил несколько пунктов, которые помогут сыграть в театре жизни хоть кого-то, кроме зеленомордого зомби с серыми мешками под органами зрения. Итак:

1. Просыпаться надо через 6, 7.30 и 9 часов сна. Так настроены биоритмы, хотя тут как и везде субъективно. Наполеон вон по 4 часа спал и ничё, умёр.

2. Переход от сна к бодрствованию должен быть плавным, поэтому не надо сразу вскакивать при оре будильника. Ты уже проснулся, а вот твой организм ещё не очень.

3. В период сна одни процессы замедляются, другие ускоряются. Чтобы как-то восстановить баланс нужно сделать несколько потягиваний.

4. Ещё можно попытаться испытать свои массажные таланты на себе же. Помассировать пальцы и мочки ушей. Там много нервных окончаний. Организм конечно обложит тебя матом, но хоть проявит активность.

5. Эмоциональный фон тоже имеет большое значение, посему надо зарядиться сутра позитивом. Потягивания хорошо, музыку любимую врубай, посмотри ролики и фотки с котятами или подробный процесс расчленения говяжьей туши, смотря кому куда смешно. Не думай о тушах, если нравятся коты и о котах, если нравятся туши. Негатив утром строго противопоказан.

6. Если есть возможность, то можно принять контрастный душ. Сначала тёплой водой снизу вверх ведёшь, до сердца, потом резко врубаешь холодную воду и так по кругу. Эта канитель гоняет кровушку по организму как инструктор вояк на марш бросках.

7. Если уж капитально делать нехер то помимо зубов почисти язык от белого налёта, ибо это скопившиеся колонии бактерий, которые уже начали фортификацию и активно строят цитадель.

8. Далее завтрак. Касательно благотворного эффекта чая и кофе для пробуждения – это русская рулетка. Кому-то поможет проснуться и думать быстрее, а из кого-то наоборот вылезет имбицил. Лично меня после кофе тянет заснуть мертвецким сном.

9. Кто-то не жрёт по утрам и очень зря, ибо всё затолканное в утробу до 10 часов преобразуется в энергию, что очень надо при современном ритме жизни. Писать тут можно много, поэтому ограничусь только перечислением полезной жрачки: дахера углеводов содержаться в белом хлебе, ржаном хлебе, мюсли, овсянка (не надо блевать, она сначала только не приятна, а потом подсаживаешься); мёд даст мгновенный приток энергии; апельсиновый сок или фрукты напичкают витаминами; яйцы, сыр одарят организм белком; йогурт поможет желудку наладить качественное пищеварение.

---

GTD и самообучение

[GTD]

Отличный пост! Привожу целиком.

Всем хороша система GTD - проста, легка, логична, гибка. А при правильной постановке электронного делопроизводства системы - еще и невероятно удобна.
Но есть "белое пятно" (по крайней мере, я не нашел у Аллена текста о решении проблемы в данном ракурсе) - непонятно, как реализовать в ней процессы "апгрейда" личности, обучения, нарабатывания навыков. Это особый тип проектов, про реализацию которого хотелось бы сказать несколько слов.

Во-первых, обучение - многоступенчатый процесс из квадранта "важный и несрочный" (по Эйзенхауэру). И это значит, что все болезни управления временем можно увидеть в ходе его реализации - и откладываение, и длительное зависание на каком-то этапе, и потеря мотивации, и прекращение без достижения целей. Иными словами - велика вероятность того, что процесс однажды будучи инициирован, не завершится достижением целей, а остановится на каком-то этапе. Какие это этапы? Вспомним матрицу "сознательность-компетентность" из NLP. Там в процессе обучения рассматриваются всего четыре этапа:
1. Бессознательная некомпетентность (не умею, не могу и не задумываюсь об этом, проще говоря, и не знаю о чем речь)
2. Сознательная некомпетентность (узнал о каких навыках идет речь и осознал, что не умею)
3. Сознательная компетентность (начал учиться, и при должном внимании, воспоминании об обучении и т.п. - уже умею)
4. Бессознательная компетентность (уже и не вспоминаю что когда-то не умел и учился)

В GTD проект обучения может попасть на втором этапе. Наиболее типичный маршрут - сбросить в инбокс что-то малоконкретное типа "Научиться печатать десятипальцевым методом" или "Составить план по обучению хорошим манерам". Из инбокса, он скорее всего переместится в @Someday Maybe по вышеописанным причинам, и там пролежит до очередного обзора или часа X, если потребность в обучении будет уже невыносима.

Прохождение второго и третьего этапа процесса обучения связано с сознательными действиями - планированием мероприятий по обучению и их реализации. Какие это мероприятия? Обратимся к зависимости степени запоминания информации от видов обучения. Считается (конкретный источник вспомнить не могу, видел в нескольких местах), что человек запоминает

o 10% от того, что читал;
o 20% от того, что слышал;
o 30% того, что видел;
o 50% того, что слышал и видел;
o 70% того, о чем сам рассказывал;
o 90% того, что делал.

Соответственно, для того чтобы обучиться чему-то, нужно это самое практиковать, а для этого хорошо было бы об этом почитать, поговорить с кем нибудь, посмотреть и послушать. Как реализовать эти этапы в GTD? Примерный план такой:

1. Включаем изучаемый навык в ежедневный и еженедельный обзор (@Review)
2. Делаем карточку проекта по развитием данного навыка
3. Записываем конкретные действия по развитию данного навыка, например:
- в календарь - тренинги и семинары
- в Next Actions - приобретение и чтение литературы, действия, направленные непосредственно на опробирование данного навыка
- в контекстные карточки - способы применения данного навыка в различных контекстах (дома, на работе, за компьютером, на совещаниях на выходных и т.п.,). Нужен исчерпывающий список контекстов, достаточный для того чтобы прочитать, поговорить и попробовать использовать новый навык.

4. Встраиваем навык в другие задачи и проекты (дополнениями в скобках, деепричастиями, наречиями и прилагательными), например
- посетить корпоративную пьянку (помнить о хороших манерах за столом)
- позвонить Алексею (убедить доделать обещанное, применяя изученную технику убеждения)
- купить продукты на ужин, изучая калорийность и содержание жиров на этикетке

На мой взгляд, связать новый навык с существующими контекстами и проектами - самая важная часть обучения. Если человек учит монгольский язык просто потому что ему интересно, но он никак его не может реализовать в своих действиях - то скорее всего, навык загнется между второй и третьей стадией обучения. И наоборот, чем больше контекстов, доступных для применения этого навыка - тем быстрее он перейдет в стадию бессознательной компетентности.

---

Как быстро читать учебники

[GTD]

1. Прочитайте оглавление, а также все, что в конце книги - словари и/или список терминов по алфавиту.

2. Затем пройдитесь по книге, прочитайте все заголовки, подзаголовки и все, что выделено жирным.

3. Прочитайте первое предложение каждого параграфа книги.


Это подходит для любых учебных и справочных материалов, а также всяких пособий.

найдено тут

---

Getting Things Done. Итоги (часть четвертая)

[GTD]

• Храните всю информацию вне вашей головы
• Планируйте действия и итоги сразу после того, как события появились на горизонте, не позже.
• Регулярно пересматривайте и обновляйте список незаконченных дел в работе и жизни.

Любая непонятная мелочь должна быть обработана по следующему алгоритму:

• Мне это не нужно = в корзину!
• Я хочу выяснить, что это значит для меня = в контейнер «Входящие»
• Мне может быть полезна данная информация = ссылка
• Я использую это = оборудование или ресурс
• Когда я смогу сдвинуть это с места, я хочу видеть, как = напоминалка о следующем действии
• Мне нужно напомнить себе об этом промежуточном итоге = список проектов, просматриваемый еженедельно
• Мне нужно это, когда я обращаюсь к проекту = сопутствующие материалы
• Я хочу сделать когда-нибудь в будущем = список «когда-нибудь-возможно»
• Я хочу сделать это в будущем, в определенное время = заметка в календаре.
• Я хочу достигнуть этого «Серьезного» итога = цель, обозреваемые достаточно редко
• Кто-то другой делает что-то, о чем я беспокоюсь = пункт в списке «ожидание», еженедельный обзор
• Нужно рассмотреть это при выполнении некоторых периодических действий – пункт в контрольном списке.

(c)LifeHack.ru

---

GTD-free

[Итицкая сила!]

gtd-free.sourceforge.net/

Бесплатная англоязычная компьютерная программа для системы GTD. Скриншоты.

---

Getting Things Done. Шестиуровневая модель обзора собственной работы (часть третья)

[GTD]

Шестиуровневая модель обзора собственной работы

1. Текущие действия

2. Текущие проекты

3. Зоны ответственности

4. Цели 1–2 лет

5. Видение 3–5 лет

6. «Большая картинка» – цели всей жизни

Проекты – четко определенные итоги и последовательные действия, приближающие его к завершению Горизонтальный фокус – надежная система «напоминалок» с регулярным ее «перетряхиванием» Вертикальный фокус – планирование «на обрывке бумаги».

Пять шагов, позволяющих завершить любую задачу или Планирование проектов.

1. Определение целей и основ

2. Видение исхода

3. Мозговой штурм

4. Организация

5. Нахождение следующих действий

Пять фаз техники натурального планирования

1. Цели/основополагающие принципы (Почему мы это делаем?)

2. Миссия/образ/цели/удачный исход (как будет выглядеть безоговорочный, сумасшедший успех? На что он будет похож?)

3. Мозговой штурм (Как мы это сделаем?)

• Посмотреть на проект из точки его завершения
• Нарисуйте образ сумасшедшего успеха (уберите подальше всякие «Да, но»
• Соберите вместе все свойства, аспекты и качества, какие только можно придумать.

4. Организация (Находим компоненты, субкомпоненты, последовательности, события и/или приоритеты. Что должно произойти и в каком порядке? Когда мы будем это делать вот эти вещи?)

5. Следующие действия (Откуда начнем?) «Если проект выброшен из головы – планирование было эффективным. Если он до сих пор болтается там – продолжайте применять эту модель до полного очищения»

Учетная система

• Учет должен быть мгновенным и легким
  • Единая система
    • Рассмотрите алфавитный принцип упорядочивания если не нуждаетесь в особом методе учета
    • Уменьшите количество мест, где нужную информацию найти нельзя (Должно быть максимум пять или шесть мест, где можно найти требуемое. Не больше)
    • Сортируйте по теме, проекту, личности или компании
• Приобретайте качественные механизмы. Избегайте подвесных папок
• В случае подвесных папок:
  • Помечайте папки, а не кронштейны
  • Одна папка – один кронштейн
  • В вашей системе всегда должны быть свободные кронштейны пустая папка в самом начале полки.
  • Очищайте папки ежегодно
  • Поощряйте организацию Дней Очистки Мусора

Работаем с «неприемлемыми соглашениями»

1. Снизьте планку

2. Сделайте это

3. Пересмотрите соглашение.

(с) LifeHack

---

Создайте карту ваших достижений в жизни

[GTD]

Иногда, застревая в повседневной рутине, мы забываем о том, сколько же всего хорошего и замечательного сделали в жизни. Это может помочь преодолеть тяжелый период в жизни, поднять собственную мотивацию. Поэтому рекомендуем создать и хранить на видном месте список, а ещё лучше карту ваших достижений в жизни.

Кроме того, увидев все свои успехи, вы обнаружите столько идей о том, что делать завтра, в следующем году и всю оставшуюся жизнь. Всё что вам нужно для создания карты это большой лист бумаги, ручки, карандаши, маркеры и умение создавать карты памяти (mind map).

Рисуйте (или воспользуйтесь любым mind map сервисом) так, как вам будет удобнее и нагляднее. Однако, рекомендуем использовать временные периоды (например, детство, 10-20 лет, 20-30 лет и т.д. особо амбициозные могут разбить на более мелкие периоды ). Когда «скелет» карты будет готов, думайте и вспоминайте всё, что вы сделали хорошего, все свои успехи и достижения в жизни и наносите их на бумагу. Теперь самое интересное начинается! К каждому пункту добавьте слова или картинки, которые связаны именно с этим событием, которым вы гордитесь. Используйте цветные маркеры!

После того, как вы закончите, повесьте карту на видное место дома или на работе, чтобы в те моменты, когда у вас всё валится из рук или кажется, что вы всё делаете неправильно, она напоминала бы вам о том, чего вы уже достигли и сколько всего достойного сделали в этой жизни.

via Make a Life-map of Achievements

image © lion.taoriver.net

(c)LifeHacker.ru

---

Getting Things Done. Ежедневный обзор (часть вторая)

[GTD]

• Еженедельный обзор
  • Свободные бумаги
    • Визитки, рецепты и т.д. – в контейнер для обработки
  • Обработайте свои записки
  • Календарь за прошедшую неделю
    • Обзор оставшихся действий, ссылок и т.д.
  • Календарь будущих событий
  • Освободите голову
    • Записывайте все новые проекты, действия и т.д.
  • Обзор списка проектов и важных итогов
    • Убедитесь, что для каждого элемента существует как минимум одно ключевое действие
  • Обзор списка следующих действий
    • Зачеркивание завершенных и обзор списка напоминаний о следующих действиях
  • Обзор списка «Ожидание»
    • Записываем действия, необходимые для вывода событий из данного списка. Вычеркиваем уже полученное.
  • Обзор оставшихся значимых списков
  • Обзор списка «Когда-нибудь-возможно»
    * Проверка всех проектов на способность стать активными с последующим переносом таких в «Проекты». Удаление неактуальных элементов.
  • Обзор «Незаконченного» и сопутствующих материалов
    • Просмотр всех сопутствующих материалов для того, чтобы заметить все новые действия, исходы и «заторы».

часть первая - здесь

---

Getting Things Done (часть первая)

[GTD]

Итак, что же это за удивительная методика/книга такая? Такая поразительная и переставляющая все с ног на голову, что многие тысячи людей, воспользовавшись ей, избавились от непреходящего стресса, связанного с ежедневным катастрофическим цейтнотом, стали все успевать и даже нашли в своей жизни бездну свободного времени? Звучит как чудо или очередная нелепая панацея от всех бед, но в отличие от множества методик управления временем Getting Things Done действительно работает. Причин тому несколько, но главная – в том, что GTD позволяет органично и безболезненно «внедрить» себя в жизнь любого человека, не прибегая к болезненным и неприятным нововведениям вроде железного расписания или персонального секретаря. По сути, это набор мыслительных техник, каждая из которых направлена на избавление мозга от перегрузки ненужной информацией и концентрации на текущей задаче. Поразительно, но этот подход позволяет существенно повысить эффективность работы – мозги больше не работают «вхолостую», в миллионный раз прокручивая внутри себя план предстоящих действий.

Кажется, мы немного ушли в конкретику, вернемся к общему плану. Книга Дэвида Алена появилась в результате компиляции его многолетнего опыта на ниве time management’а и мгновенно стала популярной во всем мире. Перевода книги на русский язык не планируется, во всяком случае мне о таких планах ничего не известно. Тем не менее, она доступна на «Озоне» (Хотя и по умопомрачительной лично для меня цене), а электронную версию можно (тс-с) скачать отсюда. Несмотря на отсутствие русскоязычной версии, некоторые наши соотечественники уже проверяют на себе действие GTD и отзывы о методике положительные – читаем Алексея Куликова и urbansheep. Длительный тест-драйв начал и автор данного сайта – признаюсь, что нахожусь в самом начале, но обо всех результатах читатели будут узнавать немедленно.

Для затравки – перевод краткого пересказа книги (оригинал находится здесь)

Главное

• Соберите все дела, которые вы хотите сделать в единую надежную систему вне вашей головы и разума.
• Приучите себя всегда иметь план текущих действий, который можно воплотить в жизнь немедленно или при желании пересмотреть в любой момент.

Итоги и действия

• Опишите в одном предложении предполагаемый успешное разрешение проблемы или ситуации.

• Запишите каждое, даже самое мелкое физическое действие, необходимое для продвижения ситуации вперед.

Горизонтальный и вертикальный контроль (Выгоняем дела из мозгов и приводим их в порядок)

• Горизонтальный контроль поддерживает слаженность и взаимосвязь всех задач, в которые вы вовлечены.

• Вертикальный контроль необходим для отслеживания проектов и отдельных задач

Пять стадий хода работ (Горизонтальный контроль)

• Собирайте задачи, которые владеют вашим вниманием (любые задачи, личные или профессиональные, большие или маленькие – все, состояние которых должно стать отличным от текущего и все, что вы хоть немного хотите изменить)
  • Выбросьте все из головы
  • Минимизируйте количество хранилищ.
    • Контейнер бумаг
    • Блокноты
    • Электронные записи
    • Голосовые записи
    • E-mail
• Регулярно опустошайте эти хранилища
• Обрабатывайте задачи – поймите, что они означают и что с ними необходимо делать
  • Что это за задача?
  • Можно ли с ней что-либо сделать? (Да или нет)
    • Нет 
      • Выбросить.
      • Делегировать
      • Отложить
      • В список «Когда-Нибудь-Возможно»
      • В календарь или 43 папки (31 папка для дней, 12 папок для месяцев, завтрашняя дата спереди)
      • Ссылка (Ссылкой должна быть информация, к которой можно легко обратиться при необходимости)
  • Да 
    • Каким должно быть следующее действие?
    • Совершить действие
    • Передать другому
    • Отложить
    • Проект (все, что требует более одного шага для своего выполнения)
    • Отслеживание доступных действий
    • Список проектов
    • Хранилище или папка для списка проектов и сопутствующих материалов
    • Календарь (для действий, привязанных ко времени)
    • Список напоминалок о следующих действиях
    • Список напоминалок о вещах, которые вы ждете
• Сформируйте результаты
• Пересмотрите альтернативы
• Сделайте
  • Выбор совершаемых действий
    • Контекст
    • Доступное время
    • Доступная энергия
    • Приоритет

(с) Lifehack.ru

запись создана: 11.10.2008 в 03:41

---

David Seah, формуляры: куда уходит время?

[GTD]

Материал найден здесь.

Знакомьтесь: Emergent Task Timer

Emergent Task Timer является одной из печатных форм из набора The Printable CEO (автор David Seah). Я перевел её на русский и немного доработал для своих нужд.

Названия формы и всего набора я переводить не стал, чтобы не вносить путаницу в терминологию, да и на нерусском звучит как-то солиднее.

Посмотреть форму.

Для чего это нужно?

Для того чтобы куда-то идти, надо как минимум знать где ты находишься. Другими словами, чтобы улучшить использование своего времени, нужно знать на что оно расходуется.

Идея фотография рабочего дня, т.е. протоколирования своей деятельности в течении дня встречается в любой книжке по ТМ. Один из самых удобных способов сделать подобную фотографию это использовать Emergent Task Timer.

Кроме самой формы требуется еще иметь под рукой таймер. Это могут быть электронные часы с функцией таймера или кухонный таймер в форме яйца или помидора. Важно чтобы он подавал нам сигнал об окончании заданного промежутка времени. В оригинальной форме один пузырь для закрашивания соответствует промежутку времени в 15 мин. В другом варианте (и в моем тоже) эти пузыри разделены на пятиминутрые интервалы.

Как этим пользоваться?

Для чего же он нужен, подобный учет? Сразу на ум приходят два пути использования. Первый - это получение и структурирование иформации о фактически израсходованном времени. Второй - способ поддержания концентрации.

В первом случае я просто фиксирую в форме каким видом деятельности я занимался за последние 15 мин. Во втором, сценарий чуть сложнее: перед началом какого либо дела устанавливаю таймер на 15 мин., занимаюсь им до сигнала таймера. После сигнала закрашиваю овал в форме и продолжаю заниматься делом. Если меня что-то отвлекло, то делается соответствующая пометка в виде косой черты, напротив записи об отвлекающем событии. Смысл состоит в том, что перейти от одной задачи к другой можно только после сигнала таймера. Это помогает удерживать себя от разного рода отвлекающих порывов, таких как почитать почту, RSS-подписку или побродить по сети. Подобный способ сохранять концентрацию довольно часто встречается в советах по увеличению продуктивности.

Пример заполненного бланка

Графы “кат.вр.” и “Итого” я вставил для удобства учета и о смысле их расскажу в отдельном посте.

Вот собственно и всё. Осталось только дать ссылки:
Скачать The Emergent Task Timer, двусторонний, 2х10часов, 5 минутные интервалы.
Онлайн флэш версия ETT flash.

Скачать оригиналы форм можно здесь (внизу страницы)

---

Банка с идеями

[GTD]

Тоже с сайта Дэвида Си. Банка в буквальном смысле - вот такая. Все идеи, которые приходят в голову, но которыми вы не можете заняться прямо сейчас или в ближайшем будущем, записываем на бумажке и кладем в банку. Пусть оно там маринуется. Банка должна стоять там, где вы ее всегда будете видеть. Раз в неделю примерно, просматривайте листочки. Может быть, решите приступить к осуществлению, может быть, придут в голову какие-то новые идеи.